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檔案管理壹、总述一、各机关应设置档案管理单位（人员），建立档案统一管理制度，以统一方法管理档案。二、各机关档案管理人员之设置，参照行政院所属各机关秘书（总务）人员员额设置标准之规定。三、档案管理应以具有专长者担任之，并施以有关档案管理之训练。四、各机关应鼓励档案管理人员，进修或参加国内外有关档案管理之研习。五、各机关对所属档案管理单位，应定期或不定期实施业务检查或访问，以沟通观念与统一作法。六、各机关之档案管理单位，应与文书及稽催单位相互联系，密切配合，各单位间之权责，并应明确划分。七、各机关得依本机关之特性，参照本手册订定辅导作业规定。八、定期与永久档案管理程序，由各机关视需要订定之。九、本手册重要用语释义如下：（一）档案管理：指档案管理作业过程中之点收、整理、登记、分类、编案、编目、装订、入档、保管、检调、清理、销毁、移转、机密等级调整注销、安全维护及其它有关事项之处理。（二）点收：指档案管理单位将业务单位办毕送来归档之案件，予以清点受领。（三）分类：指根据档案内容之性质，归入分类表中最适当之项目。（四）分类号：指代表分类项目之号码。（五）编案：指按档案案情，编为简要案名。（六）案次号：指区分同一分类号之各案所编列之号码。（七）目次号：指区分同一卷之各件所编列之号码。（八）档号：指分类号加案号。（九）文号档对照表：指在收（发）文号档对照表上逐件将档号填注于对照表各方格内，以查核、管制案件。（十）三五卡片：指用以编制分类项目、人名目录，所印制之卡片，该项卡片之直线长三英吋、横线长五英吋。（十一）分存单：指分存于其它有关案卷之单。（十二）入檔：指将档案存置于架柜。（十三）排列：指将档案或卡片，按一定之次序顺列。（十四）检调：指依有关目录、迅确查得所需之案件，供业务单位参考。（十五）调案纪录卡：指随案登记调案纪录动态。（十六）清理：指定期检查档案，适时办理销毁。（十七）案：指同一案情经予分类、编案、编目、整理后之各件为一案。（十八）件：指每一收文或发文连同其签办之文件，各称一件。贰、点收十、文书单位，每日将已发文之稿件连同相关案件，逐案汇齐登表送稽催单位销号后再送档案管理单位点收，归档表一式二份，于档案管理单位签收后，各执一份备查，归档表由各机关依其内部作业需要，自行规定。十一、承办单位对于发文稿件，如需续办者，应在稿面右上角书写「续办」字样。续办稿件究宜先行归档再行调用；抑先送还承办人续办，再行归档，得由各机关自行规定。惟应注意督导文卷之适时归档，避免滞留承办人手中日久而散失。十二、存查案件，应由承办单位送文书稽催单位销号后，再送档案管理单位归档。十三、机密档案，必须保持高度机密性者，归档时应由承办人员用机密档案专用封套装封，并应于封面上注明单位名称，年、月、日，收发文字号，封口加盖印章后登记送档案管理单位归档。专用密封套，可视机关业务之繁简，自行统一规格定制使用。十四、档案管理人员点收文件，应依下列规定办理：（一）文件不全者，退还补正。（二）文件有污损或字迹模糊不清者，退还补正。（三）存查文件，未经批准者，退还补办。（四）发文文稿有漏判、漏印、漏会者，退还补办。（五）附件漏送或附件未全，或未经签准而抽存者，退还补正。（六）归档文件未填注保存年限或未予分类者，退还补注。（七）原件附有不应归档之附件者，应将原件连同附件，退还更正。（八）归档文件与归档表之登载不符者，退还更正。（九）样张或已废之契约凭证等，有漏盖「样张」或「注销」字样者，退还补盖。（十）归档文件中附有现金或有价证券其它贵重物品等，应退回原承办单位处理。（十一）归档之文件，经详细检查无讹后，即分别于归档表及公文上盖点收戳，点收戳由各机关自行制用。十五、应归档而未归档之公文，应由单位主管督促归档。十六、每月归档之数量，应于月终由档案管理单位签报权责主管核阅。十七、归档文件经检查无讹后，应加整理，按文件之先后依序编订，时间早者在先，晚者在后（由上而下）。十八、档案之大小长短，应以公文纸规格之标准为准，过宽过大者，得予裁切折叠，文件左右底三面边缘应保持整齐，惟不得损及档案之内容。过小过短未达规定标准而不便装订者，应用纸条加宽加长。十九、档案上原始附签，附于文件适当位置；但面积较小者，应用与原文相等尺度之纸张衬贴，惟不得脱离原文。二十、档案上加附之针夹，应一律剔除。二十一、档案如有破损，应予修补，如有皱折，应予理平。二十二、档案字迹如有模糊缺少者，应请原承办人员查明补注，并在补注处盖章，以示负责。二十三、附件以与原文装订为原则，如遇过大过多不装订时，可另行存置，惟应在附件上，注明文件号、收发字号，并在原文附件栏内注明附件存放处所。参、分类编案二十四、档案分类表，应以杜威十进分类法编制之，通常以类、纲、目、节为度，如仍不敷用，得在节之后另以小数点补充，各级项目均按分类号大小次序排列。二十五、档案之分类项目，应视机关之组织职掌及业务繁简而定，其编制要领如下：（一）选用各级项目名称，以能充分表示档案内容性质为原则，其意义必须清晰，不宜含混笼统。（二）所用之项目名称，应有一定之范畴，不宜过于广泛，并预测将来可能之发展。（三）同一级之项目名称，彼此必须相称，例如「外交」不能与「国际关系」平行，因「国际关系」应包括在「外交」之内。（四）各级项目名称以简为主，字数以二至九字为准。（五）档案分类：各级项目名称及其代表符号，经确定后，各机关应即编制「档案分类表」（附件一），其编法仍将所有分类各级项目名称及其代表符号，用一定顺序依次排列，以便查阅，并签奉本机关首长核准后施行。（六）档案分类表一经确定后不宜任意修改，如确有修改必要者应拟具新旧档案分类对照表，以便查对。（七）档案分类表内各级项目应预留若干空格，以备将来业务发展及增加时随时增补之用。（八）一件档案可分入两类以上者，应分入较适当之项目内，并在有关之案卷内放置分存单（附件二）或以影（复）印本分存于相关档案内，以资参照。（九）档案之案件经分类后，查无前案可并者，应立新案并冠以年号，其有前案者，不论跨越若干年度，均应并入该案。（十）重要案件，应以一事一案为原则，并根据案件内容，预测将来可能发展之情形决定案名，每一案名之涵义，须能包括该案既有文件及将来并入文件之全部内容。（十一）一般案件，应视内容性质，赋予适当案名，如同一分类之案件过多时，则按时间、地域、机关、学校或其它性质等，再为区分，编为若干案，以便管理检调。（十二）同一分类号之各案，应分别赋予案次号，以区分之。（十三）分类号加案次号合称为档号，该档号代表一案之号码。（十四）档案应分别以文书性质、机关名称、地域、时间及姓名为案名，对于同一分类号之各案，以年号、案名、分类号、案号、文件号及档案之顺序编制（附件三）。二十六、总统及各级政府机关首长之原始手谕与特殊历史之文物史料，应另立项目保管，并在原案放置抄件或影（复）本，并分别注记档号。二十七、编案时各机关得按业务繁简需要在档案上附编案单（附件四），注明案名、档号、类目名称，俟入卷时再行除去。肆、编制目录二十八、分类目录依下列规定编制：（一）书本式分类目录（附件五），每一分类号一页，凡同一分类号之各案，各依次书写于该分类号同一页内。各页概依分类号别大小次序用活页装订，如系新案，并应依序登录目录内。（二）卡片式分类目录（附件六），应一案一卡，每一案在最初立案时编制之，按分类号大小次序排列。（三）分存单、抄件、或影（复）本之分存盘案，如无前案者，亦应作新案登入分类目录内。二十九、收（发）文号文件号对照表（附件七）采书本式，收发文每一通号一本，并根据收发文号大小次序装订成册，文号小者在前，大者在后，将每件档案之档号，填注于该档案收（发）文栏。三十、每一案卷之前置目次表（附件八）以每一编有收发文号之文件、签及会签等附属文件，编为一个目次。三十一、编制卡片式人名目录（一人一卡），在最初编案时，即予编制，各项书写方法与卡片式分类目录同。三十二、档案依下列程序入文件：（一）档案经登入分类目录及目次表后，应即将目录置于卡片箱（附件九）内，目次表则附于档案上放于档案夹内，依分类号大小次序排列。（二）每一档案夹（附件十）以存放同一分类号之各案为原则，如同一类号之案件过多时，得用续夹，依年度文件号大小顺序排列。（三）档案如系外文，应将主旨译成中文，并将原文附于中文之后，按其类别，统一编管。（四）档案管理单位，对收到归档公文，以当日处理完毕入档为原则。伍、保管三十三、档案应根据案件办理先后，由上而下依次汇订，每卷首页置目次表于档案夹内，卷脊标明档号、案名及保存年限。三十四、档案装订以一年一次，并由档案管理单位自行办理，其必须雇工装订者，应严密监督，不准携出，以资保密。三十五、装订档案，须整齐划一，其厚度以三公分为原则，并依下列规定办理。（一）临时档案以活页装订，置封底面，其封底面由各机关自行统一规定。（二）定期及永久档案以书本式装订（附件十一）。三十六、完成装订之档案依下列方式排列：（一）经装订之档案，先按年度、次按文件号大小顺序，小者在左、大者在右，直立排列于档案架上（附件十二）。（二）机密档案用机密档案柜存放（附件十三），照普通档案排列法排列，档案柜之卷标框内，放置卷标，注明该柜内所储档案、类别，并指定专人负责管理。机密档案经解密后，应照普通档案保管。（三）另存附件，按文件号大小次序，放置于附件箱内（附件十四）或架上，并贴置卷标，书明文件号。三十七、档案管理单位保管之档案，每月抽查一次，以确保安全。三十八、档案保管场所，非档案管理人员，未经许可，不得擅自进出。三十九、接战地区档案有被夺取之虞而不及运走时，应将档案秘密埋藏地下或焚毁，以免泄密。陆、检调四十、借调档案以与承办单位业务有关者为限。四十一、借调档案须写调案单（附件十五），以一案一单为原则，由调案人填写年度、收发文号及来（受）文机关、案由，并经业务主管签章后，送档案管理单位调取。四十二、档案管理人员应根据有关目录，直接检取档案，并注意迅速正确。四十三、调案单按借调单位分户放置于调案单据箱内（规格自定）保管。四十四、档案借出时，应将所调档案及调案人服务单位、姓名、借出日期登记于调案纪录卡（附件十六），并将纪录卡放置原卷夹袋内，以便随时查催。四十五、借调机密档案，应陈奉幕僚长以上长官核准。借出时以封套密封后加盖密封章，送调案人签收。四十六、档案如已被他人调用时，应向前调案人催还，再依手续送交调案人。四十七、调案人不得在档案管理处所，擅自检取或翻阅抄录案卷。四十八、调阅非主管案件，应送会有关单位主管同意，或签奉本机关权责长官核准。四十九、因业务需要，借阅其它机关主管业务档案时（含机密档案），应备公文或调案单，并经签奉本机关权责长官核准后借调。五十、借调之档案，不得泄密、拆散、涂改、抽换、增损、转借、转抄、遗失，非经签准，不得复印。五十一、借调档案以十五天为限，届期仍须继续使用，应填具展期单（格式自定），洽请展期，借出档案，如有急用，得随时催还。五十二、档案管理单位对调出之档案，每逾十五日，应填具催还单（格式自定），向调案人催还，除经同意展期外，经洽催三次仍不归还时，应签请权责长官处理。五十三、档案管理单位对归还之档案，如发现缺漏或涂改、增损、抽换、拆散等情事，调案单不予退还，并签报权责长官处理。五十四、档案归还后，应在调案纪录卡注明还案日期，以备查考。五十五、机关职员退休或离职时，应由人事单位会知档案主管单位。五十六、各机关档案管理单位，应将现有重要档案之案名编为分类之案名目录索引，以供查案之参考。柒、清理五十七、档案区分为永久保存、定期保存两种，就其内容价值确定存废标准。五十八、档案除须永久保存者外，定期保存者，其保存年限区分为三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年、一年。五十九、档案之保存年限（附件十七），应以业务主管单位之审核为基准，并以具体明确之业务项目编订之，于签奉本机关权责长官核准后实施。六十、具有参考价值之重要档案，得视需要，摄制微缩底片保存之，其所需设备及管理规定由各机关自行订定。六十一、档案管理单位依据分类目录，逐案核对，每年定期清理一次。六十二、已届满保存期限