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辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础第九章档案的利用服务第一节档案利用服务工作概述一、档案利用服务工作的含义档案工作总的目的，是提供档案为社会服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为“档案的利用服务工作”，或简称“档案利用工作”，又称“提供利用”。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。要明确“利用档案”和“档案利用工作”的区别。“利用档案”是指利用者为解决某种问题而使用档案；“档案利用工作”是指档案馆（室）为满足需要向利用者提供档案材料的一系列服务工作。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础二、利用工作在档案工作中的地位档案的提供利用是档案工作为社会服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。具体表现为三方面：其一，利用服务工作代表整个档案工作成果直接与各项工作发生信息传递、文献提供和咨询服务的关系，集中地体现了档案工作的目的，方向和作用。它是档案工作与各项工作联系的窗口，其水平质量的高低是衡量档案馆业务开展的程度、工作好坏的主要标志。其二，利用服务工作在一定程度上体现了各项工作利用档案的需求，对整个档案工作具有一定的检验和推动的作用。其三，利用服务工作是档案馆（室）与利用者之间的一座桥梁和信息交换器，也是档案工作各项业务环节提高工作水平、优化工作质量、改进工作方式的推动器。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础因此，扎扎实实地开展和做好档案利用服务工作，既是档案工作得以生存和发展的重要条件，也是开展社会主义三个文明建设对档案工作的必然要求。这种地位对我们的工作提出了要求：1、档案的利用需要多环节的密切配合，在利用中发现问题，不断地促进档案管理工作水平的提高。2、档案的利用渠道是档案信息向外传播的窗口，只有档案的利用才能发挥档案的真正价值。3、档案利用的过程实际就是档案的宣传过程，能引起各界的关注和对档案工作的支持。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础三、利用工作的服务方向和服务态度档案利用工作是档案工作为社会服务的体现者，这就突出要求档案利用工作必须有为社会物质文明和精神文明建设服务的明确方向。档案的形成和收藏，其主要目的是因为其有价值，而体现价值的唯一方式是利用，因此档案管理者必须明确档案的利用方向，这是至关重要的问题。当然在利用的过程中应当有具体的应用措施，遵照国家的相关法律条文规定，符合国家和社会的发展利益。服务态度是档案利用程度和发挥作用的重要因素。好的服务态度可以从多方面考量。服务方式和方法；服务的仪表和表达；服务的业务水平和措施等等，都是服务态度的重要因素。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础为社会主义三个文明建设服务是我国档案利用工作唯一正确的方向。具体而言，在建设中国特色社会主义事业中，档案利用工作必须自觉服从于和服务于以经济建设为中心的社会主义现代化建设，全面地为政治，经济，军事，科学，文化以及党和国家的其他各项事业服务。在这一总的服务方向的指引下，各档案馆（室）应根据各自档案的性质和内容的特点以及不同时期的具体任务，在利用工作中具体安排为党政领导和各项工作服务的不同重点。为了保证档案利用工作沿着正确的服务方向前进，档案工作必须树立全心全意为利用者服务的责任感和事业心，必须具有积极主动的服务态度，努力做好档案利用服务工作，使档案利用服务工作始终处于最佳状态。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础四、熟悉档案，了解需要档案利用工作的开展，一般是由两种因素决定的：一方面是社会上各项工作需要利用某些档案；另一方面是档案馆（室）保存有这方面的档案可供利用。熟悉档案，了解需要是档案利用工作的重要保障。熟悉档案是指熟悉馆（室）藏档案的成分、内容和数量以及存放的库架位置，了解每一个全宗的形成和整理状况以及全宗与全宗之间的有机联系，掌握各全宗档案的利用价值。了解档案，就是要做好利用工作的预测工作。要掌握各种档案利用的因素：时间、任务、需求。针对不同的时期、不同的任务和不同的用户需求，进行调查研究，做好充分的分析和整理，满足用户的需要。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础五、正确处理利用和保密的关系利用和保密的关系，在利用工作中表现得最为突出，应特别注意解决好。做好档案利用工作和做好档案保密工作都是为了合理发挥档案在社会主义建设事业中的作用，两者的出发点是一致的。根据《中华人民共和国档案法》的规定，保管期满30年的档案可以向社会开放利用，但是其中涉及党和国家机密、危害国家安全的档案推迟开放利用时间。因此，何时开放什么档案、何时不宜开放什么档案，都必须根据档案的具体内容和国家利益的需要来认真审定和严格掌握。既要消除“利用危险，保密保险”的左倾观点，也要警惕历史档案“无密可保”的右倾思想。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础第二节档案利用服务方式档案利用的基本方式：其一、提供档案原始信息的利用方式：包括传统的原件利用服务方式和全文数据库查阅利用服务，这是目前最常用的利用方式。其二、提供档案复制品的利用方式，这是在新技术条件下采用的、发展前景最好的一种利用方式，并且随着以计算机为核心的现代办公技术的普及，这种方式将取代前一种方式而成为最主要的利用服务方式。其三、综合档案内容编写书面资料提供利用的方式，这是族性检索、利用档案信息的最佳方式，也是信息社会和知识经济时代的一种主要利用服务方式。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础一、阅览室这是档案馆(室)向利用者提供原件利用服务和咨询服务的基本场所和一种主要方式。为了做好阅览室工作，基本要求是：1、档案工作人员必须具备为查阅者服务的明确思想、良好的工作作风和扎实的业务基本功。2、阅览室必须配备必要的设施，包括服务台、阅览桌椅、布告栏、目录与资料柜、计算机、缩微档案阅读器、监护设施等。3、必须建立严格的阅览规章制度，包括借阅办法、文明守则、利用登记和统计分析制度等。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础二、外借档案一般是不借出档案馆(室)使用的，在个别情况下,为了照顾领导人的工作方便，或必须用档案原件作凭证的特殊需要,也可暂时借出使用。但是，对于珍藏档案、残破易损档案、古稀文本以及声像档案原件，均概不外借。为了保证外借档案的政治安全和物质安全，要求：1、严格执行有关规章制度。2、严格履行审批手续。3、严格控制外借档案的数量和时间。4、严格清点数量和验收检查。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础三、制发复制本随着社会发展，对档案的利用的不断增长，以及管理设备和技术的完善，制发复制本成为利用服务的新方法之一。1、复制本类型：副本，反映档案原件的所有组成部分；摘录，只选取档案原件的某些部分。2、复制方法：手抄、打印、印刷、摄影、复印等。3、制发要求：(1)不断提高复制技术水平，满足不同的复制利用要求。(2)明确规定复制范围和批准权限；(3)复制本必须和原件仔细核对，注明档案原件的编号，加盖档案专用章或单位公章。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础四、展览档案展览是根据某种需要，按照一定的主题，系统地陈列档案材料。主要特点和作用是通过档案展览会现场，找到和发现珍贵档案的线索；能组织一定范围内的群众参观，扩大服务范围；展示的档案的原始性和真实性，能起到宣传和推广作用；同时能引起社会对档案工作的重视。档案展览是档案馆、室利用档案直接为社会主义精神文明建设服务的一种有效方式。展览方式有：1、长期固定展览，陈列有关国家、民族、本地区、本馆室、本单位历史的珍贵档案资料。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础2、短期临时展览，配合各项中心工作，独立举办、联合举办、协助参办各种类型的档案展览，如迎香港回归、澳门回归展览，纪念改革开放的20周年展览，庆祝新中国50周年展等。展览的要求：1、主题和目的明确。2、计划和提纲详尽。3、档案精练且丰富。4、加强保护和保密。这样才能确保展览的政治性、思想性、科学性、艺术性，实现预定的目的。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础五、制发档案证明档案馆（室）制发档案证明是满足机关、团体和公民利用档案来证明一定事实的一种手段，也是档案馆（室）提供档案为组织和个人服务的方式之一。为保证该项工作的严肃性，要求做到：1、严格申请和审批手续。2、证明事项必须与申请事项完全一致，不得超过申请范围。3、证明上要注明材料的出处和根据（档号）。4、对档案内容进行概括或摘要务必准确、真实。5、认真校核后加盖档案证明专用章或单位公章。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础六、参考咨询档案馆（室）开展参考咨询工作，是以档案解答问题的方式，向利用者提供档案信息及有关情况的一项服务工作。参考咨询的范围包括两部分：一是解答咨询，即通过口头或书面方式，答复利用者的询问；二是协助检索，即指导利用者使用检索工具或档案参考资料，为查找馆（室）藏档案资料提供新的线索。利用咨询方式有远程和当面两种，咨询的内容有综合和专门、清楚和模糊等特点。档案工作人员开展咨询工作的一般程序是（一）接受咨询问题审明咨询的目的、内容、范围、和要求的深度和广度，以便确定检索途径和答复方式，或立即回答，或稍候回答，或为约时间答复，或不宜答复方式予以谢绝等。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（二）查找档案材料根据咨询的问题，确定查找的内容范围和查找工具，明确检索途径和方法，查找需要的档案材料。（三）答复咨询问题答复方式主要有三种：其一是直接提供答案，其二是提供档案复制件，其三是介绍有关查找线索。提供档案材料时要注明档案的出处、文种、形式、时间、档号等，若对同一事实有不同的记载的，要全部提供给利用者，以便他们分析判断和决定取舍。（四）建立咨询档案咨询档案，对于全面掌握咨询情况，总结经验，改进工作，探索规律，是一种有参考价值的材料。其方法是，凡是重要的有长远参考价值的，或者可能重复出现与解答不了的咨询问题，都应作完整的记载，包括各种原始记录、解答咨询过程、最后结果等。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础第三节开放档案一、开放档案的概念档案开放原则是1789年法国大革命的一项重要成果。1790年颁布的法国《国家档案馆条例》规定，国家档案馆每周对外开放三天，法国公民可以免费查阅和使用档案。1794年法国颁布的“穑月七日档案法令”进一步明确规定了法国公共档案馆实行开放原则。自此之后，档案是国家的公共财富，任何公民都享有利用档案的平等权利的思想，越来越深入人心。体现档案开放原则的“穑月七日档案法令”也被人们誉为“档案的人权宣言”。二百多年来，档案开放的道路也被人们开拓的越来越宽。从历史档案的开放到现行文件的公开，从公共档案馆的档案开放到单位档案利用服务的社会化概念的提出，档案开放的范围和途径以及呈现出一种多元化的发展态势。档案的开放也使越来越多的人们认识到：档案是一种人类文明的记录，是一种社会性的文化存在；利用档案、了解档案中的信息内容是公民的一种基本的民主权利，是公民知情权的一种实现方式。档案开放式一个社会文明发展程度和水平的重要标志之一。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础对于档案开放的概念我们是如何界定的呢？在我国20实际80年代以后出版的档案管理学教材中，一般都把档案开放解释为：开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年”。凡我国的公民和组织，持有身份证或工作证、介绍信等合法证明，均可直接到档案馆利用开放的档案。外国人或者外国组织，经我国有关主管部门介绍及其前往的档案馆同意，亦可利用我国已开放的档案。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础目前情况下，开放档案的概念界定为：开放档案就是档案管理单位根