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1信息管理学InformationManagement主讲：王名扬办公室：信息学院404办公电话：82191525第三章信息管理的基本原理3信息管理由一系列相关有序的环节组成，主要包括信息需求分析、信息收集、信息加工、信息存储、信息检索、信息传递、信息利用和信息反馈等环节。图信息管理的过程第三章信息管理的基本原理4信息需求的基本概念信息需求的主要特征各类用户信息需求的特点第一节信息需求分析5(一)信息需求的基本概念(1)信息需求人们在从事各种社会活动的过程中，为了解决不确定性问题所产生的信息需求。(2)信息用户：每一个具有信息需求又具有信息行为的人，即使用信息或进行信息消费的人。用户研究是信息管理的出发点，用户的信息需求是信息系统建设和信息服务工作的根本依据。6(3)信息管理的主要任务：开发信息资源，为用户提供有效的信息服务，满足全社会的信息需求。从信息需要的形成到信息需要的满足是一个完整的信息行为过程。7信息需求的广泛性需求是多方面的、多对象的;不同职业的人有不同需求如:学生：专业知识：加深专业认识，提高专业素质政治知识：了解国际风云，关心国家发展体育知识：指导加强锻炼，提高身体素质休闲知识：调节自身情趣，陶冶个人情操信息需求的社会性人是社会中的人，其信息需求也必然是社会性的。(二)信息需求的主要特征8信息需求的发展性信息需求是在人类的社会实践活动中产生和发展起来的人类社会发展初期：社会信息量不大，信息需求不明显人类社会的发展：社会现象日趋复杂，问题越来越多，需求也日益增长信息需求的多样性信息活动主体：兴趣爱好、教育水平、专业职业等环境影响：制约9(三)各类用户信息需求的特点在当前各个社会活动领域中，信息活动最活跃、信息需求最鲜明的的典型用户群体是：科学研究人员管理决策人员工程技术人员市场营销人员10(三)各类用户信息需求的特点（1）科学研究人员－－”是什么？“、”为什么？“科学研究人员系指从事基础科学和应用科学研究的科学家。他们的任务是认识和揭示自然界、人类社会和思维领域的规律性。特点：高度专业化；交叉性；理论性；连续性和系统性关注的问题：”是什么？“、”为什么？“11（2）管理决策人员－－”做什么？“管理决策人员系指在各级各类组织机构中负责战略规划与计划、组织、指挥、协调、控制等工作的领导和上层管理者。他们在各自的岗位上以独立的方式从事复杂的决策活动特点：战略性、全局性信息；少而精的信息；正规信息关注的问题：”做什么？“12（3）工程技术人员－－”怎么做？“工程技术人员系指在各种各样的技术开发和生产活动中从事发明、设计、试验等工作的工程师。他们的任务是根据社会需要进行技术创新。特点:专业集中；已验证、成熟的技术信息；及时有效的信息关注的问题：”怎么做？“13（4）市场营销人员市场营销人员系指在市场经济活动中从事市场拓展、产品销售、客户支持等工作的业务经营人员。随着市场经济的发展，该类人员在社会经济活动中地位和作用日益突出。特点：广泛性（产品信息、价格信息、客户信息、对手信息、环境信息等）；及时有效14信息收集的基本概念信息收集的原则和程序信息收集的途径和方法第二节信息收集15（一）信息收集的基本概念（1）信息收集定义：根据特定目的和要求将分散蕴含在不同时空域的有关信息采掘和积累起来的过程目的：获取能满足组织用户需求的信息，促进组织的发展（2）信息源(informationsources)：包括：生产信息的根源和获取信息的渠道两层含义;从认识论角度看,信息来源于社会实践活动,它是信息的根本源头类型：从不同角度，有不同的分类方式。16（3）信息源分类：从信息的生产、传递、提供社会利用等环节看，信息源可分为三个层次：生产信息的信息源：科研机构、出版机构、音像公司、电影片厂等传播信息的信息源：书店、广播电视台、展览中心等存储、加工、提供社会利用的信息源：图书馆、档案馆等17按其构成要素，信息源可分为：人物信息源：人是信息的创造者，是最富活力的信息源；人类的语言使得人类能不断创造与传播各种信息实物信息源：直观生动，含有丰富的信息文献信息源：存储在纸张、胶片、磁带、磁盘等物质载体上而形成的信息源；基本功能：存储和传播信息机构信息源：以机构单位、团体组织为范畴的信息源，如图书馆、档案馆、科研机构、学术团体等信息数据库：数据库是计算机信息管理的基本资源，把大量数据组织成数据库，既有利于提高信息检索的效率，又利于实现信息资源共享。18按信息源产生的时间顺序划分：先导信息源：产生时间先于社会活动的信息源，如科学展望、疾病预测、天气预报等；实时信息源：在社会活动过程中实时产生的信息源，如病历、实验记录、讲座或报告等；滞后信息源：某一社会活动完成之后产生的反映这一活动状况的信息源，如报刊、论文等。19按信息源的运动规律划分：离散信息源：不受时间限制，没有规律性，断断续续或零星生产的信息；连续信息源：随着时间的推移而连续不断地、有规律地发出的信息。按信息源在信息布局中的地位划分：强势信息源：处于主导地位的信息源；弱势信息源：处于随从地位的信息源。20由于信息的来源不同，信息获取的方法和手段也会存在差异。不同的信息获取方法和手段适用于不同的环境，应结合组织的自身条件，采用适当的方法和手段获取信息。积累各类信息就是获取信息的重要方式之一。任何一个组织在正常运转过程中，都将产生大量的工作信息，这就要求各部门管理人员要注意收集和保管好这些信息。同时，某些外部动态信息，也应注意日积月累。注意：211、信息的收集原则针对性：目的明确结合实际，准确把握信息需求；识别有用信息及时性：把握信息的时效性；迅速收集最新信息准确性：信息收集最重要的原则预见性：收集先兆性信息适用性：适合特定用户、时间、地区的需求系统性：收集全面的、系统的信息计划性：明确目的、确定内容、选择方法、搞好预算（二）信息收集的原则和程序222、信息收集的基本程序定位信息需求选择信息来源确定获取方法评价信息观察法、问卷调查、计算机检索文献型口头型电子型实物型信息的时间信息的地域信息的内容范围信息的数量适应性载体形式可信度时效性23①定位信息需求信息需求包括所需要的信息和要求，表现在：一是信息的时间范围；二是信息的地域范围；三是信息的内容范围。即：“获取什么时间什么地方的什么样信息”24②选择信息来源类型例子优点不足文献型信息源报纸、期刊、公文、报表、图书、辞典全面、系统、可靠、清晰、明确编辑、印刷发行等需要较多时间;信息比较滞后口头型信息源（个人信息源）同学、朋友、亲戚、父母、老师灵活、方便信息带有主观成分电子型信息源广播、电视、电话、因特网更新快、范围广、易复制、生动、直观需要一定的设备实物型信息源（现场信息源）运动会、动物园、销售市场、各类公共场所及事件发生现场直观、真切信息零星、表面、往往稍纵即逝25如何选择合适的信息来源？首先根据需求和已有条件去掉一些不合适的信息来源，再从最方便、性价比最好的信息来源开始尝试，如果获取不到需要的信息，则需要再做选择。26③确定获取信息的方法观察法问卷调查法访谈法手工检索计算机检索等27④评价信息定义：按照一定的标准对信息集合的状况加以评判和估价，从而为信息资源的开发利用和信息源的组织提供选择依据。评价标准：信息的价值“有价值的信息”，是在特定的问题和状态中被利用并有效发挥其功能的信息，是实现某种目标所需要的知识，是进行决策和选择所必需的资料。28示例：刘蕾出游星期六上午，刘蕾正计划着第二天与好友到效外踏青，所以她想了解一下周日的天气情况。因为住在学校，看电视不方便，学校附近也没网吧，在报纸上又没找到第二天的天气预报，所以她决定拨打121天气预报信息台。根据语音提示选择查询周日天气预报，确定第二天的天气状况良好，所以刘蕾决定明天去郊游。29刘蕾获取天气信息的流程图获取周日郊区的天气情况天气晴好不合适不合适不合适30剖析信息获取的一般过程刘蕾要去郊游比较各种获取天气信息渠道决定拨打121电话，确定信息天气晴好！郊游311、信息收集的途径1）公开信息：通过图书、杂志、报纸、广播、电视等收集的信息。2）索取信息资料：收集尚未公开的发表的信息，以及已经发表但不够详细与全面的信息资料，主要用来获取内部资料。3）交换信息资料：用自己单位或本国的信息资料与国内外其他单位交换。（三）信息收集的途径和方法324）委托他人收集：委托给有能力、有办法得到这些信息的信息咨询服务机构或个人。5）实地收集：展览、会议信息、工农业第一线的生产情况等信息6）通过建立的人际关系网收集信息：7）征集社会信息：发广告或征订单；举行新产品推广会；在一定区域内发放调查问卷。（三）信息收集的途径和方法332、信息的收集方法文献收集法：通过查阅文献资料获取信息分析实物样品法：从实物样品中测试、分析出有关信息广播电视法：普遍的、简便的途径；信息的质量依赖于收集者的经验和能力实验收集法：可以获得比较正确的原始信息资料，但成本高、花费时间长现场观察法：直观、准确调查收集法：关键是确定调查对象、设计调查表格、进行实际调查和调查资料的整理与统计分析34信息加工的涵义和作用信息加工的基本内容筛选和判别、分类和排序；著录和标引、编目和组织信息加工的基本方式第三节信息加工35信息加工概述收集信息或采集信息是为了有利于利用，从采集到利用之间还有信息加工这一工作环节。信息加工是信息管理过程中不可缺少的环节，而且是最为关键的环节。信息加工是在原始信息的基础上，生产出价值含量高、方便用户利用的新信息，这一过程将使信息增值。未经过加工的原始信息对组织决策的贡献是微弱的，信息只有经过加工，才能发掘其使用价值。36（一）信息加工的涵义和作用(1)涵义信息加工是把收集来的大量的原始信息，按照不同的目的和要求，进行筛选和判别、分类和排序、著录和标引、编目和组织而使之成为具有一定使用价值的信息的过程，使信息条理化、规范化、标准化。量上浓缩；质上提高37（一）信息加工的涵义和作用信息加工的基本内容：①筛选判别；②分类排序；③著录标引；④编目组织信息的筛选、判别是信息资料的粗加工；信息资源的分类、排序是信息的细加工；信息资源的著录标引、编目组织则是信息资料的精加工。38（2）信息加工的作用去伪存真、去粗取精：去掉假信息、伪信息分类排序，规则系统：将初始的、零散的、孤立的信息变成规则的、有序、系统的高次信息分析研究，综合创新：对收集来的信息进行分析比较、计算研究，创造出新的信息著录标引、方便存储：方便信息的存储编目组织、便于检索：方便信息的检索39（二）信息加工的基本内容筛选和判别分类和排序著录和标引编目和组织401、信息的筛选和判别（1）信息筛选和判别的基本程序信息整理使零散、杂乱的信息标准化、条理化浏览审阅信息筛选判别的中心环节；清除明显无用信息；保留明显真实信息；放置模棱两可信息再次审核对放置信息进行会诊等41（2）信息筛选和判别的重点虚构信息：虚假的、无用的信息添加信息：主观想象添加的信息拼凑信息：不同地点、时间、条件、性质的信息拼凑而成夸张信息：过于夸大或过于缩小的信息偏颇信息：人为突出或抹煞某一因素残缺信息：“一叶障目，不见泰山”的信息模糊信息：道听途说、捕风捉影，“据说”、“大概”等信息42（3）信息筛选和判别的方法感官判断法：直觉判断分析比较法：对比分析集体讨论法：集体智慧专家裁决法：专家素质数学核算法：较为精确现场核实法：费时费力432、信息的分类和排序(1)信息分类排序的基本程序确定分类方法：地区分类法、内容分类法、主题分类法、时间分类法、综合分类法；实施信息分拣：把信息资料按照分类方式的要求进行堆积，把信息分门别类地放置；进行信息排序：同一类目的信息资料的放置也有个前后顺序安排问题；通过信息的排序使信息成为井然有序的信息体系。44（2）信息分类的具