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1先有意义，再有条理！|叶武滨说时间管理【51】最近几讲我们一直在讲“反思”这个话题。在前两讲中我们谈到了：如何将想法转化为行动，以及反思的3个问句。想法和杂事，是不可以被管理的，我们能够管理的只有行动，通过反思的那3个问句，我们就可以把它们转化为行动。上面说的“反思”，在易效能的理念中，我们也常把它称为“明确意义”。那么今天这一讲，我们要给大家分享的一个理念就是：先有意义，再有条理！很多人都会列清单，但在易效能看来，大家所列出来的往往都是杂事。把杂事进行分类和整理，从本质上来讲是不可能实现的。这就好比你要整理非常杂乱的汽车后备箱，有车的人都知道，这真是一件痛苦的事，因为大多数人整理不好。这是为什么呢？因为我们大多数人只懂分类，不懂“明确意义”，所以大家的整理就仅限于把东西归归位。那么今天教给大家这个正确，并行之有效的整理做法：先有意义，再有条理。条理，通常指的就是分类；意义，通常指的就是筛选。当我们在做事情的时候，脑子突然蹦出的新想法，我们要非常快速地把它记录下来，不能花太多时间在新想法上，只有这样我们才能活在当下。我们只能把1%的精力，用来做收集。等我们有时间来整理自己的“杂事清单”时，我们就会发现：有些事情可能是眼下紧急的，我们需要尽快处理；有些事情非常重要，我们在某年某月某日之前一定要完成；有些事情不重要，我们可以把它删掉了；有些事情我们还没有考虑清楚，暂时放入“将来/也许”清单吧......对事务明确意义就是要：删除不需要做的；暂时保留还需要酝酿的；待办的就放入日历和情境清单中。明确意义意味着我们要进行选择与取舍。管理学大师德鲁克讲：80%的事情不需要做，或者不需要自己做。同时，还有大量的事情是我们暂时还拿不定主意要不要做，或者在等待时机做的，例如：有时间就除除家门口的杂草，有机会就去坐坐热气球等等，这些都是可做可不做，又不紧急的事。把这上面说到的两类事务去掉，剩下的就是你的承诺。有截止时间的承诺就放入日历；没有截止时间的承诺，那些需要根据你的时间、空间和精力去做的事务，就统一放进情境清单。为什么要先有意义，再有条理呢？因为人活一生，事情是做不完的，我们只能做重要的事。所以我们需要对每件事进行思考和评估，在明确做它的意义之后，把那些不重要的删除；把暂时没时间做的搁置。剩下的事情就是必须要做的。这时我们再把这一项里的事务进行更严格的分类，分为日程事务和情境事务。日程性的事务一定是少的，而情境性的事务一定是多的。情境性的事务还要进行进一步细分，比如分为：在家、办公室、外出、电脑旁、等待......这样当我们处在具体的某个情境的时候，我们才能做到快速地调出清单，并进行处理。当然如果大家是靠纸笔记录，没有用很专业的软件，要快速调出自己的情景清单怕是不容易。但是如果你每天的事情并不多，你的生活已经很有规律，例如：你每天要做的事情只是溜溜狗、做做饭，看看孩子，那么这一系列的技术你都用不上了；而如果你是某公司的高层，你大量的事情都可以委托给下属，你每天的工作只是去公司溜达溜达，偶尔开个会，那么你可能也不太需要这些时间管理技术。但如果你是一个正处在创业期或者成长期朋友，亦或者你是某公司的中坚力量，在职场中你每天有大量的事务要处理，那么，我们的这套系统对你来说就会非常非常有用。而如果你是一个崇尚极简生活方式的人，我们这套系统也可以用简化的模式去运行。今天这一讲我们给大家分享的是：要先有意义，再有条理！不要急于动手直接去做整理了。2一事、一日、一生的视角|叶武滨说时间管理【52】原创2016-06-29叶武滨易效能时间管理最近我们一直在谈一个非常重要的词汇---反思。没有反思的人生不值得过。如何做反思呢？前面几讲我们谈了一些技巧。今天我们要把这个话题放得更大。反思，是需要有层次的。就好像我们开车去一个陌生的地方，我们先要查查地图，到那儿了我们还要看看路牌，我们车里车外都要关注，而每天的“反思”就好比我们在开车时的视角。今天这一讲我们就来谈一谈“反思”最常见的3种类型：第一种，是对一件事的反思；第二种，是对一天的反思；第三种，是对一生的反思。一事一日一生。对一件事的反思：就是用3个问句：要不要做？我要的结果是什么？下一步行动是什么？从而把想法转化成下一步行动。我们的大脑是CPU，不是硬盘，大脑记不住每天层出不穷的事务和想法，所以我们需要时刻记录下大脑里的所有杂事和想法。然后，我们还需要抽时间对记录下来的每一件杂事进行上面3个问句的判断和评估。之后我们就会对事务进行分类处理：不做的就删除掉；暂时没时间做，或者还需要酝酿的就放入将来/也许清单；将有承诺过要做的事务分别放入日历和情境清单中。对一件事的反思要秉承一个原则：要先有意义，再有条理。当我们能够对一件事进行反思之后，我们就拥有了自己的日程和清单事务的架构，进而，我们就能对自己的一天进行反思。对一天的反思：关于这一点我们可以学习一下100美金钞票上印着的那个人物---富兰克林他的做法。富兰克林每天过晚十早五的生活。他每天早上起来都要问自己：今天我要做些什么？晚上睡觉前还要问自己：今天我都做了些什么？关于富兰克林早上问自己的那个问题，我们就可以在自己的日程表和情境清单中挑选自己当天要做的事务，同时我们还可以做进一步的收集，或者将收件箱里的杂事做进一步的明确意义和排程。每天我们所面对的事物都是在不断变化的，一天的变化可能不会太大，但是总会有意外情况发生，所以这时我们要保证的就是日程表上的事务一定被完成。情境清单中的事务往往可以安排在一周之内，或者更长时间内，弹性完成，但是这些事务也是越早完成越好，因为反正都是要做的事。我们所处的情境也在不断地变化，在可以选择的情境下，我们要秉承：要事优先的原则，首先处理青蛙事件（详情请参见前面短课中我们讲“计划”的那几讲）。对一生的反思：在前面的“人生的导航系统”，以及“人生的高空管理”中我们有系统地讲述。我们的人生需要有导航系统，而导航也是有层次的：最底层的是【跑道】，然后是1万米～5万米的人生高空。【跑道】里放的都是由想法或者杂事转换成的下一步行动清单。都是重要且紧急的事情，也是符合GTD的原理---自下而上，是我们应该要首先去处理的、简单的，只有一步行动的事情。【跑道】里的事务我们要运用4D的原则：先做重要的，委托相对不重要的，推辞相对不重要的，删除很不重要的。在【跑道】之上就是【1万米项目】、【2万米八大关注】、【3万米目标】、【4万米愿景】、【5万米宗旨】。在一生的纬度的“反思”我们可以问5个问句：1、我要做些什么？这个问题可以用“对一件事的反思”那3个问句来回答，这个问题关注的是【1万米项目】上的事务，是近期要完成的事情。2、我的角色和职责是什么？这个问题针对的是【2万米八大关注】里的事项。3、我长期的目标是什么？这个问题针对的是【3万米目标】里的事项。4、我理想的蓝图是什么？这个问题针对的是【4万米愿景】里的事项。5、我为人的宗旨、世界观、原则是什么？这个问题针对的是【5万米宗旨】里的事项。“反思”的3种类型：一件事的反思，一日的反思，一生的反思，这就是我们今天为大家分享的话题。大家需要不断地变换自己的视角，聚焦思考反思自己要做的每一件事，自己每一天要如何度过，自己要过一个怎样的人生。再加上我们易效能推荐给大家的实用的软件系统，这样大家就可以更高效地做记录、做调整了，就像飞机有导航系统一样，我们的人生也有了一个导航系统。3早起和反思是最佳拍档！|叶武滨说时间管理【53】原创2016-06-30叶武滨易效能时间管理在上一讲中我们谈到了“反思”的3种类型：对一件事的反思，对一天的反思，以及对人生的反思。现代人生活在这忙乱的世界，一天24小时中，我们很难有时间静下心来认真地思考。所以今天这一讲我们就来谈一谈：每天在什么时间，用什么样的形式做“反思”最好？我之前谈到：美好的一天要从起床开始，一日之计在于晨，一晨之际在于起。从这句话就引发了我们今天要分享给大家的一个观点：早起和反思是一对孪生兄弟。我们每天都太忙了，我们绝大部分的时间都被紧急事件，或者外在交往所占据，我们几乎没有属于自己的静静思考的时间。诸葛亮老先生说：“宁静以致远。”所以无论如何，我们都需要在一天当中，安插静静的可以独自思考的时间。推荐大家早起，晨间的时光用来做反思最好，因为没有人会来打扰你。你只需要比其他人的正常作息早起一个小时，你就能做很多别人做不了的事。叶老师过晚十早五的生活，早上5：00起床，早起最重要的一件事就是写“晨间日记”，因为每天都做，所以极为熟练，晨间日记只需3分钟就能完成。紧接着，叶老师会花大约10分钟的时间去做“今日行动计划”：打开自己的日历，看看已排好的日程表，固定的行程是少的，一天的时间里还需要去完成一些情境清单里的事务，所以再打开自己的情境清单列表，挑选出今天要完成的事务，于是，一天要做的事就计划好了。上面的行动刚好可以与富兰克林的经典自问结合在一起：早上问自己---我今天要做些什么？晚上再问自己---今天我都做了些什么？早起既做反思又做计划，晚上睡前推荐大家做一个冥想，也可以简单做一个回顾。其实，如果有人早上实在起不来，那我们就把这句话改一改，把“一日之计在于晨”改成“一日之计在于昨天晚上”。如果你早上无法早起，那么晚上做反思和计划也是可以的。只是无论如何，一天当中，你一定要有一个时间是可以静静地思考的，无论是早上还是晚上。推荐2种好用的软件来帮助大家“反思”：1、反思日记，建议大家最好在手机上或者IPAD上写，写电子版的，方便以后查找、检索、回顾。推荐大家使用【印象笔记】这款软件。2、事务计划，建议大家最好也用手机上的软件来做，这样就便于随身携带，不容易丢失。推荐大家使用苹果日历，或者各种好用的清单系统软件。这里相比于日历，清单系统的软件更重要，因为对大多数人来讲，大家固定时间必须要完成的事件并不多，所以日历的概念不排在第一位。这里就涉及到“反思”的2种呈现方式：1、笔记型。我们用写日记的方式来对过去进行反思；2、计划型。我们用日历或各种清单类的软件来对未来进行计划；对一天的反思，我们可以向富兰克林学习。对一件事的反思，我们就用清单类的软件，这个软件一定要符合GTD的思想，它一定要有收件箱，把所有的事情从大脑中收集下来放入收件箱，然后每天最好有一定的安静时间来让你把收件箱里的事件进行明确意义，然后清空收件箱。对一件事的反思，我们要通过清空收件箱，把事件排程到日历与情境清单中来实现。对人生的反思，我们就要时不时地在安静的时间里，问问自己在上一讲中我们谈到的“人生5问”。把你对那5个问句的答案写下来，并录入到你的软件当中。很抱歉在这里没法演示给大家看，在我们的线下课中，我们这部分会有大量的演示练习给到大家，面对面的陪伴，群体化的学习，效果是最好的。在践行我们所讲述的各种时间管理理念的过程中，大家可能会遭遇很多来自软件、硬件，以及信任度的阻碍，从而让你的践行变得困难。如果有条件，希望大家能来到我们的线下课，我们可以面对面，有专业的导师和教练手把手地帮助大家。如果不能来到我们的线下课，那么大家在收听我们音频教学的时候一定要做好学习笔记，我们的短课内容会越来越深入和专业，如果不从头认真听起，很多人就会听不懂了。做到才是真正的学到，如果你能够照着我们所教授的方法去做，你就一定能很快摆脱拖延，提高自己的效率，从而拥有更多自由幸福的时光。4培养自己每周做检视的习惯！|叶武滨说时间管理【54】原创2016-07-01叶武滨易效能时间管理今天继续给大家分享“反思”的话题。今天要给大家分享：按时间维度来进行“反思”。一周做一次的周检视；一个月做一次的叫月度检视；一年做一次的叫年度检视。今天这一讲我们着重来谈一谈“周检视”。一周的任何一天做周检视都行，但是建议选在：周一、周五或者周日。周检视不仅是对过去一周的反思，还要对未来一周进行计划。易效能的工作人员或是学员一般是这么做的：我们的收件箱里记着大量的事物，我们还有自己的日程表与各种清单。在开始检视时，我们首先可以看一看自己的日历和清单，看看过去的一周自己都完成了哪些固定的行程和已经做完的下一步行动。接着我们可以翻