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集团公文管理办法版次：A/0受控状态：发放编号：编制：企管中心审核：核心管理层批准：总裁持有人：集团总部各一级部门/各业务板块XXXXX股份有限集团目录1.目的2.适用范围3.公文的种类4.公文的行文方向5.公文的格式6.公文的行文规则7.公文办理的管理8.公文归档的管理9.附则决裁区分编制审核批准备注职务行政管理部副经理企管中心总经理总裁姓名签字合议编制部署记录部署修改记录次数制定（修改）日期执行日期制定（修改）区分0次20XX.X.X20XX.X.X最初编制1.目的为实现集团公司公文处理工作的规范化、标准化和制度化，提高公文质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行政机关公文处理办法》的原则，制定本规定。2.适用范围本规定适用于集团总部及各业务板块。3.公文的种类1.1常用的公文种类有：1)决定：用于对重要事项作出决策和安排；2)意见：用于对重要问题提出见解和处理办法；3)通知：用于任免干部、传达上级指示、转发上级和不相隶属有关单位的公文、发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；4)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况；5)报告：用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问；6)请示：用于向上级或有关单位请求指示、批准；7)批复：用于回复有关单位的请示；8)制度：用于发布规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范；9)函：用于其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等；10)会议纪要：用于记载和传达集团公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。4.公文的行为方向1.2上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告；1.3平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要；1.4下行文：指上级机文对所属下级的发文，如决定、通知、通报、批复等。5.公文的格式1.5集团公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、正文、主送单位、印章、成文日期、附件（附注）、主送单位、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成；1.5.1涉及集团公司商业秘密的公文应当标明密级，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数、序号；公文按机密程度可分为以下几类：绝密：指极为重要且不得向无关人员泄露内容的公文；机密：指次为重要且所涉及内容不能向集团内外无关人员透露的公文；秘密：指不宜向集团以外人员透露内容的公文；普通：指非秘密公文。1.5.2发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部；1.5.3发文字号应包括集团总部/各业务板块代字、年份、序号组成；1.5.4上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；1.5.5公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排布；1.5.6正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字；1.5.7主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称；1.5.8抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称；1.5.9公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标；1.5.10成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。成文日期用汉字将年月日标全，“零”写做“0”。1.6内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”；1.7公文除会议纪要以外，应当加盖印章；1.8公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定；1.9公文中其他各组成部分的标识规则，按照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。6.公文行文规则1.10行文应当确有必要，注重效用；1.11行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告；1.12应当在首页注明签发人姓名；1.13公司内部的部门原则上不得对外正式行文，只就一般事务信函行文；1.14“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位；1.15“报告”不得夹带请示事项。7.公文办理的管理1.16根据公文来文主体不同，分为外来公文和内部公文；1.16.1外来公文包括铁路总公司、各路局、上市公司等公文；1.16.2内部公文包括集团公司根据管理需求对外、对内公文。1.17外来公文：集团总部及各业务板块应明确外来公文的管理部门，设专人负责外来公文的上传、转发、归档；1.18内部公文序号公文种类行文方向拟文审核签发部门经理部门高层各业务板块集团总部1请示、报告、汇报上行文各部门--审核审批2通知、通报、决定平行文各部门--审批报备3制度（办法）内部各部门--审批报备4函对外审核审核审批1.19公文的编号原则1.19.1集团公司对外公文（请示、汇报、报告），以独立法人主体为单位，由集团总部企管中心统一编号；序号法人主体机关代字编号规则示例1XXXX单位代字+年度+顺序号XX20XX年1号：（XX[2015]1号）2XXXXXX单位代字+年度+顺序号XXX20XX年1号：（XXX[2015]1号）3XXXXXX单位代字+年度+顺序号XXX20XX年1号：（XXX[2015]1号）4XXXXXX单位代字+年度+顺序号XXX20XX年1号:(XXX[2015]1号）1.19.21.19.3集团公司内部公文（通知、决定）编号规则：单位代字+年度+顺序号序号单位单位代字示例1XX集团XX集团20XX年1号：（XX集团[2015]1号）2XX集团总部XX集团总部20XX年1号：（XX集团总部[2015]1号）3XXXXXXXXXXXX20XX年1号：（XXXX[2015]1号）4XX创新园XX创新园XX创新园20XX年1号：（XX创新园[2015]1号）5XX产业园XX产业园XX产业园20XX年1号：（XX产业园[2015]1号）6XXXXXX20XX年1号：（XX[2015]1号）7XXXXXXXXXXXX20XX年1号：（XXXX[2015]1号）1.19.4集团公司公文（制度）单位发文代字序号单位发文代字1XX集团XLTJT2XX集团总部XLTZB3XXXXXLTKJ4XX创新园XTLKC5XX产业园XLTSJ6XXXLTBT8XXXXXLTYX1.19.5集团公司公文（制度）编号规则机关/单位名称公文(制度、办法)分类公文分类代字编号规则示例XX集团安全管理类AQ机关代字-分类代字-顺序号XLTJT-AQ-001XX集团运营管理类YYXLTJT-YY-001XX集团人事管理类HRXLTJT-HR-001XX集团行政管理类XZXLTJT-XZ-001XX集团财务管理类CWXLTJT-CW-0018.公文的归档管理1.20公文办理完毕后，应及时整理（立卷）归档，不得保存在个人手里；1.21归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映集团公司的主要工作情况，便于保管和利用；1.22归档范围内的公文应当确定保管期限；1.23拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应符合存档要求；1.24公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力；1.25不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别经主管领导批准，可以销毁，应建立公文销毁记录；1.26销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记；1.27部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后移交至档案管理部门；1.28工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。9.附则1.29本规定由集团企管中心制定、修订并解释；1.30本规定自20XX年X月X日起执行。