谈档案鉴定中的几个问题

谈档案鉴定中的几个问题宫露雯宫岩档案的鉴定是决定档案存毁命运的关键，历来引起档案部门的重视，随着形势和科学技术发展，对鉴定中出现的一些问题有必要作进一步的探讨。一、档案数量的与日俱增，要求对档案的鉴定工作有一个新的认识随着形势的发展和对档案工作的重视程度，人们越来越感到，无论办什么事情，都需要有所认定和凭证，由此对档案文件的依赖性增强，使得机关档案部门拿出许多的精力保存这些档案。加之过去在鉴定标准中大多针对早期历史形成的档案，由于其珍贵、数量少，在执行中鉴定不是很严格，一般要求越全越好，宁多勿少。另外，一些档案人员的素质有一定的局限，在有的单位存在着有文必档，有文必存的现象，甚至是不管什么文件都按文件号流水排文，并列为永久保存。这就使档案数量激增，使档案工作偏重档案的数量。在对档案数量的认识上，一些档案教科书中，也有一种倾向认为档案存得越多越好。如有的教科书中写道“我国具有五千年左右文字可考的历史，有十亿多人口，在人口和面积上属于世界大国之列。但是我国所收藏的档案的数量，与此是不相适应的，无论中央一级的档案馆还是地方档案馆，馆藏档案远比许多国家同类档案馆的档案数量少。”笔者认为，这种以档案的数量与人口的数量来比较是十分不恰当的，这种多多益善的提法，容易形成一种误导，直接影响了档案的鉴定质量。如果这个问题现在不引起重视，将来势必会由于过多的数量而背上过重的包袱，而这个包袱也会随着逐年递增越来越重，以至积重难返，对档案工作产生负效应。这不但从人力、物力、财力上造成极大浪费，而且一旦发生紧急情况很难处置。笔者曾对永久保管期限163卷5965份档案逐份进行再鉴定，发现其中20%的文件不需做永久保存，有50%的文件30多年来没有提供利用过。同时也注意到有的干部档案室对保存的超过保管期限的下级上报的干部统计表一直不愿做出鉴定，几十年来由于逐年增加，存量过多，已经占了档案室的38%的装具，大家都知道没有什么保存价值，但一提到销毁，谁也不愿意承担责任。最近军队系统派人去国外考察，对国外在档案鉴定工作方面的一些做法作了了解。从美国国家档案馆保存的永久档案看，仅占全部文件的3%，他们对档案的保管期限掌握的十分严格，到了保管期限，必须提出处理意见。凡没有意见的则自行解密，予以公布，较好地解决了这问题。对现阶段机关档案鉴定工作除了要坚持全面、历史和发展的观点外，还应提倡档案数量、质量的优化，必须掌握好以下几个原则:1.档案的鉴定工作要以档案自身的价值为原则档案的自身价值即档案的价值，是由档案本身的各种因素和社会利用需求二者的结合所决定的。档案的鉴定工作是以档案的价值为依据，全面考察档案对本单位和社会的现实作用与历史作用，从而确定档案的保管期限。这是鉴定文件价值的基本要素，是鉴定工作首先需要考虑的方面。2.档案鉴定工作要以立档单位本身利用价值为主要原则档案能否发挥效益，除了对档案本身作用的估价外，主要是看档案在利用过程中发挥的效益，档案对档案形成者具有首要的利用价值，积累和保存档案的档案形成者是主要受益者，这是鉴定工作需要把握的重要尺度，因此在档案的鉴定中必须坚持以立档单位本身利用价值来考虑，如果不坚持这一点，一些相关单位或辅助部门的档案就会越存越多，可存可不存的存了，可短期保存的定为长期，长期保存的归入永久，使档案的数量增多，玉石不分，为以后工作带来许多弊病。3档案鉴定工作要以立档单位主要职能为原则每个单位都有自己的职能特点，如果使机关各部门保存的档案都能够较全面、较系统的反映出本身的职能特点，有自己的强项，这样利用者就可以有所依寻，根据其需要到相关部门去查询有关档案资料。反之，如果每个部门都追求小而全，面面俱到，互相有重复、有交叉，有用没用掺在一起，看上去文件数量不少，但没有多少“精品”，对利用者也不会有多大帮助，反而造成查找中的困难。4.要按照档案的保管期限决定档案的销毁原则对超过保管期限的档案，要提出处理意见，对确定销毁的档案，在销毁之前必须再检查一遍，除了要填写销毁登记清册外，还必须坚持审查、签批制度，在确定万无一失后，再行销毁。要注意防止工作人员认识上的偏差和业务素质不高，对档案的销毁工作不重视，对确定销毁的文件不作复查，销毁了不该销毁的档案，使档案工作遭到不应有的损失。最近报刊上发表了“陈景润同志手稿发现记”，从中也暴露了档案部门在鉴定问题上的过失，这应该引起我们的警觉和反思。二、档案类型日益繁多，要求对不同形式的载体档案有不同的鉴定标准随着社会的发展，档案的类型日益增多，各种载体形式也不断涌现，如磁带、磁盘、光盘等等，给机关档案鉴定工作带来了新的课题，对这些形式的档案如何鉴定，鉴定的标准和依据是什么，保管期限如何划分等等，都需要进一步的研究。笔者认为，对不同类型文件的鉴定应采取不同的措施。1.对录音、录相带的鉴定对录音、录相带的鉴定，可参照文书鉴定的原则从历史唯物主义的角度出发，全面地、历史地、发展地看待录音带、录相带所保存档案信息的真实性、可靠性，对有档案价值的、能够反映出立档单位工作情况的录音、录相带分门别类地进行核实、鉴定，按照定期、永久确定其保管期限。对没有档案价值的，可剔出销毁或作为资料保存。在录音、录相带的鉴定中，一方面要注意作者、时间、人物、地点、问题等各个要素是否齐全，内容是否完整，对于不齐全、不完整的，一般不能作为永久保存。对特别重要的，要进行补充，必要时作出说明。另一方面，要注意质量因素鉴定，如声音是否清晰，影像是否清楚，有无失声、磁化、影像不清等质量问题，对出现的问题，应设法解决，必要时要进行复制、修复。2.对软盘、光盘的鉴定电子文件的出现，为档案研究工作带来了新的研究课题，对软盘、光盘等新的载体形式的鉴定，笔者认为，还不能够把它们笼统地按文书档案进行鉴定，也就是说软盘、光盘在目前还不能作为永久性具有凭证价值作用的档案进行保存。由于软盘、光盘本身具有可复制性，软盘、光盘所保存的信息不易控制，所具有的真实性程度还不能完全令人置信，操作者可以任意添、删、改、复制，所以不能起到凭证作用。据国外资料表明，目前在一些发达国家软盘、光盘等电子文件也还没有作为档案进行永久保存。所以电子文件的鉴定工作还需要根据形势的发展，制定出与之相应的有关标准和依据。但从目前情况看，应先将软盘、光盘信息输出打印到纸上，按纸质档案处理。对于电子文件本身的鉴定工作还需密切关注、借鉴别国的先进经验，随形势的发展视情而定。三、档案凭证作用日益重要，要求对档案文件的真伪做出鉴定随着形势的发展，档案的价值和作用越来越明显，人们利用档案作为凭证解决了许多疑难问题。但是在个别地区，出现了一些造假的现象。某些人为了种种别有用心的目的，伪造档案，尤其是在干部档案、契约和首长签批的文件中，有被篡改或伪造等现象，这不能不引起我们的警惕。从一定意义上说，档案的鉴定工作也是鉴别和存真弃伪的过程，必须引起我们每个档案工作者的高度重视。在鉴定中可以从以下几个方面入手。1.通过纸张鉴定文件的真伪不同年代的生产的纸张其纤维素的含量有所不同，纸张的耐折度、韧性和白度也不一样，要与相同年代文件的纸张进行对比，鉴别真伪。如60年代生产的纸张，由于残留在纸张中的氯化物含量较高，含酸量较高，其纸张容易变质，因此需要认真进行对比。2.通过墨迹鉴定文件的真伪可通过化学的方法，对墨迹所含染料、颜料的成分进行分析对比鉴别真伪，对印章处要查看有无暗记，色彩褪变程度等。3.通过字迹鉴定文件的真伪可以通过字迹的对比鉴别真伪。尤其对有首长签署的文件，一定要进行字体的核对，将署名与其它文件上的签名进行比较，从书写习惯、字体等方面进行核对，也可采取其它一些技术方法鉴定文件的真伪。总之，随着新形势的发展，新问题的出现，我们对档案鉴定工作要有新的认识，新的思想和新的处置方法，这样工作起来才会更加积极主动。原载《文献工作研究》1998年第5期