公司财务报销管理办法实施细则151010

1财务报销管理办法实施细则第一条总则为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本实施细则。第二条基本要求本实施细则根据公司实际情况，将财务报销分为日常费用、工薪福利及相关费用、专项支出等,以下分别说明报销相关的流程及各项支出具体的财务报销实施细则。员工需对自己的报销行为负责，严禁报销人员以作弊、虚报、欺骗等手段骗取公司财产，如发现上述行为除收回以上费用外将给予严厉处分，情节严重者将解除劳动合同。本制度适用公司全体员工。第三条审批权限及程序（一）所有费用借款、报销均需由该项业务经办人员填写“借款申请单”、“费用报销单”或差旅费报销单，按照要求填写有关内容并按规定履行相应的审批程序。（二）费用借款、报销审批权限及程序如下：经办人—部门负责人—分管副总—财务会计—总经理（三）如遇急需支付的费用，若部门负责人不在，由部门经理代签，若部门经理也不在由部门负责人指定的人员代签；若分管副总/财务会计不在，可直接由总经理审批；若总经理不在，由副总代签，事后需要补签。第四条具体费用标准及要求（一）费用借款1、费用借款和报销实行实名制，由实际款项使用人作为报销人，经办报销手续人为经手人。2、所有借款在借款申请单上必须注明申请缘由。一般员工个人借支不超过2000元，部门负责人不超过5000元；个人因特殊原因，超出上述借支上限的，需单独请示说明情况，报总经理审批，严禁员工因私借款。3、费用借款实行“前账不清、后账不立”的原则，即前次借款未报销的，不再批准新的借款；费用借款时在借款申请单中需注明归还期限，对逾期未归还借款也未申请延期的，财务部应签发《催款通知书》或电话通知借款人责令限期返纳，并抄送借款人所在部门负责人；逾期未归还也未申请延期的经财务追收仍然未还款，财务有权签发扣款申请单经该部2门负责人签核后直接在当月工资中予以扣除；4、对存在“前账不清”而确需借款的必须写书面申请，由分管副总审批，总经理批准。5、员工离/调职，在办理离/调职手续表时，财务人员应查询费用借款情况，如有欠款，应先进行借支清理或跟进工作的交接之后，才予办理离/调职其他手续。6、财务部每月应定期对员工借支和进行检查。每年会计年度期间应进行全面的个人借支清理，将清理及账龄情况抄送相关部门。（二）日常费用1、日常费用主要包括差旅费、宽带电话费、交通费、办公费、业务招待费等。2、报销人必须取得相应的真实、合法的票据,且发票背面有经办人签名。3、填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。（三）差旅费差旅费是指公司员工因工作需要，离开公司所在地城市，赴省内及省外其他地区发生的住宿、交通等费用。1、出差申请：公司员工出差必须明确出差任务、地点、时间，填写《出差审批表》，履行出差审批手续，凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。2、出差审批权限：一般员工出差须经部门负责人批准；部门负责人出差须经分管副总经理批准；副总经理和财务会计出差须经总经理批准。未经批准，财务部不得借支、报销差旅费用。3、差旅费报销范围：（1）差旅费报销范围包括出差期间的交通费、住宿费、补贴及其它相关费用，除业务招待外，不再报销餐费。（2）参加会议、培训、学习或公务活动如已交会议费、住宿费、伙食费等相关费用的，报销时不得重复报销相同项目差旅费。（3）出差人员在出差期间探亲、办私事以及非工作需要游览参观的，应在办理出差申请时报分管领导批准。费用报销时，仅可报销不超过出差目的地直线往返费用的交通费，其余费用均由个人承担。34、差旅费开支标准（1）交通工具标准工具/人员飞机火车轮船长途汽车出租车（副）总经理普通舱软卧软座二等舱实报实报总监、经理预申请硬卧硬座三等舱实报可报其余人员——硬卧硬座三等舱实报预申请出差人员经审批同意以私家车出差的，按起始地到出差地的里程数，给予燃油费补助（标准另行制定），凭燃油发票报销。途中发生的过路过桥费等，凭据报销；无过路过桥费的，不予报销燃油费。（2）出差住宿费标准（费用单位：元/天，下同）：地区/人员特区/直辖市省会城市地级市县级市及以下总经理实报实销副总（总监）240180140100经理18013010080其余人员1501008060(a)出差住宿费在规定的限额标准内据实报销。实际住宿费超过规定的限额标准部分自理，不予报销;(b)住宿标准：副总（总监）以上人员出差，可单独住宿；其他人员出差应两人合住一间，出差人员(含异性人员)出现单数的，可以单人住宿一间；(c)随同公司领导出差的员工，可入住同一饭店，住宿费的报销限额标准在原级别上，上移一级，但住宿标准不变；(d)出差人员无住宿费发票的不予报销住宿费。出差人员由接待单位接待或住在亲友家，无住宿费发票的，不予报销住宿费.(e)无法通过出差人员提供的外部原始凭证，确认住宿天数的，按住宿1天的标准，报销住宿费；（3）伙食补助标准地区/人员特区/直辖市省会城市地级市县级市及以下总经理实报实销副总（总监）807060504经理70605040其余人员60504030(a)伙食补助费按出差自然天数实行定额包干，出差当日往返的按一天算。(b)如果出差至分（子）公司或有接待单位，则无伙食补助。(c)中午12时前离开本市按全天补助；中午12时后离开本市按半天补助；中午12时前抵达本市按半天补助；中午12时后返抵本市按全天补助。（4）差旅费借款和报销注意事项(a)出差人员凭领导签批的《出差审批单》填写借款单后，按公司的规定，办理审批手续后，到财务部办理借款，《出差审批单》留存财务部；领导已经口头批准但确因时间紧等特殊情况没有办理《出差审批单》的，应在借款单上注明，出差人员须在正式报销时提交补办的《出差审批单》。(b)涉及现金的借款或报销原则上应在上午集中完成，最迟不应超过下午16时，以便财务部进行结账。(c)因特殊情况超过本规定费用开支标准限额的，必须提交说明并经总经理审批后，方可报销。（四）宽带电话费1、公司为员工提供工作必须的固定电话和移动电话及宽带费，由公司统一支付话费。2、报销流程：电话费由综合部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理。移动电话使用者超过公司规定标准的部分，从当月个人工资中扣除。（五）交通费1、原则上不允许报销交通费，但领导安排加班至晚9点后可给与报销相应交通费除外。2、报销单后附加班申请单，如无相应加班申请单，财务有权退回报销单和拒绝支付报销款。（六）办公用品、低值易耗品1、为了合理控制费用支出,由公司综合部统一管理，集中采购，取得有效正规发票,并指定专人负责。2、采购申请:综合部根据各部门提交的采购申请单或库存情况填制采购申请，实际采购时按规定流程报批。53、报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。4、管理要求：综合部须建立办公用品、低值易耗品收、发、存明细台账登记管理工作，并定期进行盘点确认。（七）招待费1、部门根据实际需要提前填制接待申请单由部门负责人审批，行政负责人审批报到综合部，接待标准由综合部酌情考虑；特殊情况确需提升招待标准，须经总经理同意后方可安排。2、对于外出发生的业务招待费，待请示总经理同意后，方可宴请招待；事后及时补齐接待申请单办理报销。3、日常招待：日常招待是指日常接待用品如烟、酒、茶、饮料等费用，日常购置由综合部负责拟定采购清单，经部门负责人审核、总经理批准后组织采购并验收，采购票据要符合财务票据规范要求，同时出具采购明细清单，经总经理审批报销。领用时需经总经理批准。综合部应按类建立收、发、存明细台帐。招待费由综合部实行归口管理。4、领导安排加班餐费标准为每人不超15元，超出标准需领导特批，否则财务有权退回报销单和拒绝支付报销款。（八）工薪福利1、工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，2、每月15日前由综合部将编制完成的上月工资发放明细单（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险、住房公积金及代扣代交的个人所得税等信息）转交财务部；3、财务部对工资发放明细单进行复核；4、每月15日由财务部通过银行代发形式支付工资；5、每月15日前各部门到财务部领本部门工资条，以便员工进行核实。（九）专项支出专项支出主要包括固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。（一）固定资产购置1、填写购置申请：按公司相关规定填写《资产购置申请单》并报领导审批。2、报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。3、结账报销：6(a).资产验收（须安装调试的应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；(b).按规定审批程序审批；(c).财务部根据审批后的报销单以转账形式付款；(d).若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并及时办理报销手续。（二）其他专项支出1、费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。2、费用标准：此类费用一般金额较大，由部门领导根据实际需要向总经理提交请示报告，经总经理签署审批后方可办理。3、财务报销流程(a).审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。(b).签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司安排的审核，合同应注明付款方式等）。(c)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单。第五条业务票据规范性要求1、票据的合法性：证明经济业务发生的票据正面应当是套印有“全国统一发票监制章”或“财政部票据监制章”或“*省财政厅收费票据印制章”的票据，票据上还应加盖其单位“发票专用章”。2、票据的真实性：票据背面应注明业务发生内容，并且业务内容要与发票种类、发票中所开具内容相符；3、票据的完整性：票据的日期、内容、金额不得涂改，大、小写金额相符；须附明细清单的，一律附有销货单位加盖“发票专用章”的明细清单。4、凡须办理验收手续的，除正规发票及明细清单外，一律须附验收入库单；否则，不予报销。5、凡不符合以上规定的票据，财务部门可要求其予以纠正或不予受理。%%电子商务有限公司2015年10月10日