重点项目档案案卷构成的一般要求2010

重点项目档案案卷构成的一般要求台州市档案局林丽云2主要内容一、重点项目档案整理依据二、重点项目档案整理质量要求三、重点项目档案组卷原则四、重点项目档案整理流程3一、重点项目档案整理依据GB/T11811-2008科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范4二、重点项目档案整理质量要求1、档案内在质量要求2、档案制成材料质量要求3、档案格式质量要求4、档案案卷构成质量要求51.档案内在质量要求齐全完整：项目建设全过程文件、每一事情与问题的处理文件、每一份文件内容填写齐全。原始性：文件应是直接、自然形成的历史记录，内容、签字盖章具有原始性。准确有效：图纸与文字、文字与实际、总部与分部、正文与附件要一致；签字、盖章手续完备，准确有效。62.档案制成材料质量要求载体材料：文字纸张幅面为A4大小，长期存储的电子文件的介质应为不可擦除型光盘。字迹材料：使用激光打印、红色印泥、碳素墨水等耐久字迹材料。文件清晰度高，文件表面整洁、清晰，无污损、无锈蚀、无霉斑等现象。73.档案格式质量要求文件标题完整准确文件编号系统规范文件左侧留2.5公分以上的装订位置施工图、工作图、竣工图、施工日记符合规定格式84.档案案卷构成的质量要求分类清楚组卷规范案卷排列有序档号编制科学编制了项目档案案卷目录9三、重点项目档案组卷原则遵循科技文件的形成规律1、项目档案的形成有其自身规律，反映项目建设各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。2、日常形成积累有一定基础，有的已处于预立卷状态。因此利用原基础可起到事半功倍的效果。10保持案卷内文件的有机联系来文与复文请示与批复转发件与被转发件底稿与正本总结与计划结论与原因分析一组会议文件一个事故处理文件一个分项工程和单元工程文件11保持案卷的成套、系统项目档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的联系性。一组案卷或案卷之间，是一个有机体一组案卷或案卷之间，能体现社会活动规律，并反映某一个方面的历史面貌12便于档案保管利用相同保管期限、相同秘密等级的档案相对集中一个或一组案卷，确保档案信息安全适当的案卷厚度，便于装订、便于搬运上架、便于复印和查阅利用。13四、重点项目档案整理流程系统收集科学分类合理组卷卷内文件整理卷内目录与备考表填写案卷封面填写案卷装订案卷目录编制案卷排列与档号编制14（一）系统收集制订归档范围。对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。区分不作为重点项目档案归档文件。如文书文件、普发性文件、重份文件、事务性文件等15（二）科学分类项目档案分类，就是根据项目档案的内容性质和形成特点，把一定范围的项目档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的项目档案实体管理体系编制分类方案16分类综合档案室科研档案会计档案特种载体行政管理基本建设产品档案设备档案宿舍厂房项目档案办公楼综合类监理施工设备声像类0102030417项目档案监理类综合类施工类设备类特种载体类立项申报工程管理资金控制质量控制进度控制协调管理工程管理类质保材料施工技术文件竣工图招投标征地拆迁勘察设计181、分类方法按项目分类法或单位、分项工程分类法。按保管期限分类法阶段或问题分类法时间分类法文件名称分类法来源分类法19按项目或单位、分项工程分类法将一个项目或单位工程、分部、分项工程看做一个有机整体，分成一类。例如：兰溪电厂地基处理文件；一号机锅炉焊接及热处理检验记录；20按工程阶段或问题、设备的结构分类法即按问题、设备的结构、工程进行的不同阶段组卷。使用于施工文件。例如：**电厂土地征用文件（工程进行的阶段）**局机关办公楼暖通结构竣工图（专业）**公司主厂房管道水压检验记录（设备结构）21按保管期限分类法保管期限表22时间分类法内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷。时间特征明显的文件可采用此方法。例如：**高速公路工程1标段8月份计量支付报表**海塘工程3标段2004年1—3月份施工日记23名称分类法就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。例如：**公司董事会2004年1-6月份会议纪要**电厂2标段设计变更技术联系单**学校一期工程房屋拆迁协议书**水库工程监理部2004年1-50号工作联系单24来源分类法将来自同一地区、作者或内容针对同一地区的文件组成一卷。例如：国华电力公司关于宁海电厂机构调整、人事任免问题的批复宁海电厂工程指挥部关于宁海甲镇、乙镇房屋拆迁协议书252、不同建设项目的分类方法基建档案的分类方法管理性文件材料：按问题、时间分类；勘察设计材料和项目设计文件按项目或专业分类施工（监理）基础资料：按工程部位（单位、分部、分项工程）组卷；按材料性质分类项目竣工图按照图纸目录分类，或按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防，环保等顺序组卷26设备档案的分类方法一台设备文件按台（套）将全部文件组成一卷维修和维护记录可单独立卷，也可补充在原设备档案案卷内大型设备分阶段分类：按前期、招投标材料、合同；随机材料；验收记录、调试记录、维修记录分别组卷27产品档案的分类方法一个产品组成一卷大型产品分阶段组卷28科研档案的分类方法一个科研项目组成一卷大型科研项目分项目分类293、几种特殊情况的处理成册、成套的科技文件宜保持其原有的形态通用图、标准图可放入相应项目文件中或单独组卷底图（蓝图）以张或套为保管单位进行整理30（三）合理组卷案卷是档案构成的基本单元。组卷就是将零散文件通过规范整理形成一个个案卷。卷内文件保持有机联系。311、检查卷内文件。查漏补缺、按照A4大小粘贴折叠、去金属物。装订的案卷一般2公分（200页）左右，卷盒可以在2-4公分，不超过６公分。322、卷内文件的排列方法科技文件宜按系统、成套性特点进行卷内文件排列图样文件：按隶属关系；按总体和局部的关系；按图号顺序；按地区特征；按时间顺序文字型文件：按问题；按重要程度；按时间顺序；按工程部位排列；按地区；按文件间的联系（复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结果在前，过程在后）图文混合型：一般是文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明作用的，图样在前，文字在后。333、卷内文件页号的编写1、案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。2、整卷装订的，从001起编页号；3、以件为单位装订的，逐件加盖档号章；档号章应盖在每件文件首页空白处。没有页号每件都要从001起编页号，已有页号的文件可不再重新编写页号。注意：以有效内容的页面为一页卷内目录、备考表不编写页号34档号章的格式档号序号GL5.1101.IJ-00100135（四）卷内文件目录及备考表填写卷内文件按照规定格式进行著录，形成一个个文件条目，称为卷内目录。卷内目录内容：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号（页数）、备注36卷内文件目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1中天集团公司温州大桥下部结构1号承台8-9号桩基检测报告199902240012浙江地球物理研究所温州大桥下部结构1号承台8-9号3类桩基超声波检测报告199903060053中天集团公司温州大桥下部结构1号承台1-10号桩检验申请批复单199904250074中天集团公司温州大桥下部结构1号承台11-20号桩检验申请批复单19990510010-022档号37卷内文件目录档号序号文件编号责任者文件材料题名日期页数备注1浙计基础[2001]729号浙江省发展计划委员会07省道乍浦至嘉兴段改建工程可行性研究报告批复2001091022浙江省交通规划设计研究院07省道（乍浦～嘉兴段）改建工程可行性研究报告（报告篇）200106011193浙江省交通规划设计研究院07省道（乍浦～嘉兴段）改建工程可行性研究报告补充资料2001080314438阐明卷内文件数量、内容、责任人、立卷时间等情况的表式材料。互见号：说明：立卷人：年月日检查人：年月日卷内备考表档号卷内备考表填写39（五）案卷封面的填写案卷封面格式、尺寸大小档号案卷题名立卷单位起止日期保管期限密级40案卷题名简明、准确地揭示卷内文件内容：1、项目名称（或产品名称或设备名称）+结构名称（或阶段或专业或单元工程名称）+文件类型名称2、责任者+问题（时间、地区等）+文种41（1）杭州大学历史楼供水排水施工图项目名称单位工程专业名阶段文件名（2）温州大桥桥面沉降观测记录项目名称内容文件名（3）省市地震局关于省档案馆库房地震安全性评价的作者问题通知、评价报告、评价结果、审批意见书文件名42档号４•１－２９温州大桥下部结构１号台１－１０号桩基检验申请批复单立卷单位浙江广厦集团公司起止日期2000年3月25日-4月8日保管期限永久密级43保管期限档号案卷题名（案卷脊背式样）案卷脊背填写内容可填写：案卷题名、保管期限、档号脊背项目可根据需要选择填写44（五）案卷装订卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个案卷；也可以采用件保管的方法。卷装订的，用三孔一线方法；件装订的，缝纫、单孔线装订或包角。卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装（图纸参照GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法）。45（六）案卷排列1、案卷排列科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷排列建设项目类案卷宜按项目项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列；科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列；46案卷排列产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列；设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。47（七）档号编制档号：由全宗号、分类号、案卷号、件号组成全宗号：是档案馆赋予进馆档案的代号。一般不标识。分类号：类别号+项目代号+属类号案卷号：案卷排列的顺序号件号（页号）：文件在案卷内的顺序号48分类编号综合档案室2人事教育1党务活动6特种载体0行政管理3基本建设4会计档案5设备档案2宿舍3厂房4括苍山风力发电场1办公楼综合类1监理2施工3设备4声像类501020304491、用阿拉伯数字来标识如：010-3•4•1-122-001件号案卷号三级类目号二级类目号一级类目号全宗号档号的编制方法50分类编号综合档案室2人事教育1党务活动6特种载体0行政管理3基本建设4会计档案5设备档案2宿舍3厂房甬台温高速公路(台州段)GL5．1101．I．1办公楼综合类z监理J施工1设备声像类01020304512、用汉语拼音字母来标识如：GL5.1101.IJ—001案卷顺序号监理代号三门里铺到临海青岭项目代号同三线(甬台温)路线代号国道代号道路代号科技档案公路工程代号档号的编制方法52（八）案卷目录的编制案卷目录是按著录格式要求，将案卷文件相关信息著录在规定格式上，形成的一个个条目。格式组成：序号：案卷的流水顺序号档号、案卷题名、保管期限总页数：案卷内全部文件的页数之和备注：密级、互见号、存放位置等53案卷目录（科技档案）序号档号案卷题名总页数保管期限备注107省道乍浦至嘉兴段改建工程可行性研究报告批复、可行性研究报告（报告篇）、补充资料125永久207省道（乍浦～嘉兴段）改建工程可行性研究报告图表篇133永久307省道乍浦至嘉兴段改建工程可行性研究报告评审意见、可行性研究报告（中间汇报）、可行性研究报告简本、预评估意见86永久407省道改建工程可行性研究调整报告批复、可行性研究调整报告138永久54谢谢各位！