财务报销制度

1/7财务报销制度一.范围1.1为加强公司内部管理，规范统一财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。1.2本制度根据公司实际情况，将财务报销分为日常费用、差旅费、业务费、网银转账等。1.3上述报销单据由主办会计审核后，出纳会计收集，集中报总经理审批，报销人于周二、周五下午到出纳处集中领款。1.4本制度适用于公司所有员工。二.借支管理流程及规定2.借款流程2.1借款人提出申请，填写借款单，经部门负责人审批、总经理签批后，到财务出纳处领取借款，原则上借款不可超出员工本人工资两倍。2.2借款当事人办完相关业务后，应及时归还借款，或按公司费用报销相关规定进行报销，及时冲减个人借款，报销时必须保证首先100%冲抵借款。2.3仍有未归还借款的当事人严禁再行借款，三个月后未归还或冲抵的个人借款在报请公司总经理同意后，从其本人工资中予以扣除，当月工资不足于归还借款的，在以后月份的工资中予以扣除抵账，直至将个人借款归还完毕。2.4因公出差暂借款另须出示审批后的《出差审批单》，借款金额每人每次不超过3000元，每月总计不超过5000元。若超出此金额，需经过部门领导同意，写清情况说明并报总经理审批。2.5谁借款谁销账，不允许代替销账。2.6借款人按规定填写《借款单》（在出纳会计处领取），注明借款事由、借款金额（大小写完全一致，不得涂改）。2.7借支流程经办人填写《借款单》→所在部门经理审核签字→总经理审批→财务部会计审核签字→凭单据向出纳领款。2/7三.日常费用报销流程及规定3.1报销必须及时，相关费用发生5日内办理报销手续。3.2单据报销封面必须填写完整，简要说明报销内容，大小写相符，注明所附单据及附件，单据粘贴整齐规范。3.3费用报销必须有正规发票，若无发票必须经过部门领导同意，写清情况说明并用其他发票补齐（餐饮票不可）注明项目名称发票涉及业务内容完整且不得涂改，金额计算正确，大小写相符，发票抬头统一开成公司名称。3.4公司购买办公用品应由行政人事部确定的定点供应商中采购，各部门填写《办公用品申请单》报计划给行政人事部后，行政人事部根据实际需要，合理采购。采购前填写《用款申请单》或在钉钉中申请按报销流程付款（挂经办人账）经办人在货到后办理好入库手续，报销时除发票外还需提供销货清单和验收单或入库单冲账。3.5公司购买办公设备和其它材料等应由所在部门填写《采购申请单》报部门经理审核，经总经理审批后交由行政人事部备案，可自行采购，报销时必须同时递交《采购申请单》。3.6财务报销流程经办人填写《费用报销单》→所在部门经理审核（费用合理性）→财务部会计审核（1已清的，审核通过；2前借款未清，先清后借；）→总经理审批→出纳付款，也可在钉钉中申请。四．差旅费报销流程及规定4.1差旅费是公司员工因公务临时到合肥以外地区出差，所发生的城市间交通费、住宿费、餐费补助和交通补助等支出。4.2出差必须按规定报经有关领导同意，从严控制出差人数和天数；严格差旅费预算管理，控制差旅费支出规模；严禁无明确公务目的的差旅活动。4.3员工出差前应填写《出差审批单》，待审批完成后，方可出差，无法及时申请的应事前请示，并在归来时补办手续。出差前应将已审批《出差审批单》出示并告知行政人事部，也可在钉钉中申请，并抄送行政人事部。报销时作为依据。4.4出差人员如预借差旅费，应填写《借款单》，出差人员每次借款额度最高3000元整，有同行2人同样按最高额度执行。有超过三人以上同行（含三人）可借最高额度3/75000元整。如遇特殊情况，需领导特批，待审批流程完成后，方可办理借款手续。依照“前款不清、后账不借”的原则办理。4.5所有人员报销借款集中在周二、周五办理，其余时间不办理报销费用，如因特殊情况急需办理，需领导特批。4.6差旅费报销标准4.6.1总经理据实报销，不享受任何补贴，但一般情况下也应注意节约就俭。4.6.2其它人员参按《员工出差管理制度》统一报销标准执行。同性别双人必须宿同一房间。4.6.3住宿费凭正式发票报销，超过标准部分全部自理。4.6.4无特殊情况，员工在合肥行政区域内发生的住宿费不予报销。4.7除部门经理外，出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：4.7.1出差目的地偏远，没有公共交通工具的；4.7.2携有巨款或重要文件须确保安全的；4.7.3收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；4.7.4陪同重要客人外出的；4.7.5执行特殊业务或夜间办事不方便的；4.7.6技术人员维保；根据部门交通费上限内执行。以上情况须经部门经理批准后方可报销。4.8出差申请员工出差前，应填写出差申请单，由部门经理、及总经理签字后方可出差，也可在钉钉中申请，无出差申请单的出差，财务部一律不给报销相关差旅费。4.9出差纪律：4.9.1所有人员出差应本着“效率、节约”兼顾的原则选择恰当的交通工具，原则上首选火车、汽车等交通工具出行。4.9.2员工出差期间，未经批准绕道旅游或者回家的，绕道部分的车船费及非因工作需要参观而开支的一切费用，均由个人承担，绕道期间公司不再支付出差补助费，绕道所占用的工作时间按相关人事制度办理。4.10其他规定4.10.1员工出差原则上不安排外地招待活动，也不允许有其他杂费产生，特殊情况确需发生额外费用的应提前请示，事后补办审批手续，发生招待费用的不享受餐费补助。4/74.10.2出差人员应认真、据实填写差旅费报销单，出差路线、天数、人数、住宿天数、人数、地点等要素，要与车船票、住宿票等有关票据相符，不得弄虚作假。报销单据需粘贴整齐，保证原始单据整洁、清楚，报销单据项目填写齐全，印章清晰，无涂改痕迹。差旅费报销单经部门负责人审签，财务审核后并经总经理签字后方可报销。4.10.3出差人员应妥善管理出差票据，如发生不可抗拒因素毁损的，由出差人员写出书面申请经部门负责人和分管领导签批后可以报销；发生不属不可抗拒因素毁损的，出差费用不再进行补报。4.10.4因出差任务变化而发生的退票手续费，出差人员应报经领导签字批准后，方可报销。4.10.5一般员工与公司领导出差（同一出差事项），可视情况按公司领导标准执行，按公司领导标准执行后不再享受各种补助。4.10.6因工作需要全程陪同外单位人员出差，经总经理批准后可据实报销，但陪同人员不再享受各种补助。4.11补充规定1）外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。2）外出学习人员住宿费、交通费以及差旅餐费实报实销，不享受补助标准。3）自带车辆长途出差的，符合私车公用管理条件的，按私车公用制度报销，所乘人员不再享受交通补助。4）餐费：员工出差餐费按实际天数计发。出差人员外出期间，由行政人事部及财务在核准后发放每月交通餐费津贴时扣除出差期间的餐费津贴。4.12出差报销流程经办人填写《出差申请单》→部门经理审核签字→总经理审核签字→经办人填写《差旅费报销单》→部门经理审核签字→行政人事部审核签字→财务部审核签字→总经理审批→出纳付款五.私车公用管理报销流程及规定5.1私车公用的解释因公司工作需要，征用员工私人产权车辆外出办理公务的行为。5.2私车公用的范围在下列情况下，可以申请私车公用：5/71）发生紧急工作情况的；2）公务目的地为多个的；3）多人（3人或以上）参与公务活动的；4）经领导批准在本市办理业务的；5）省内200公里以内，超过200公里以上不允许私车公用。总经理批准除外。5.3私车公用的申请及审批1）私车公用出车前，应填写《私车公用申请单》，先由部门负责人复核、行政人事部分管领导签署意见后，报总经理审批。也可在钉钉中申请。5.4私车公用的费用核算1）私车公用出车返回后，需填写《私车公用费用结算单》，按要求报批。2）私车公用车公里费用计算高速适用，报销时填写《私车公用费用结算单》：（1）排气量在2.0以上的（含2.0）车公里费=行驶里程*1元/KM(2)排气量在2.0以下的车公里费=行驶里程*0.7元/KM(3)市区适用，报销时填写《市内交通明细单》：车公里费=行驶里程*1元/KM3）“实际运行公里数”的计算：（1）出车前、后应核抄里程表拍照，发给行政人事部。（2）若时间紧急，出车前未能及时核抄里程表的，以高速优先为主，实际用车“实际运行公里数”百度地图“驾车”模式的“最少时间”模块核算出起止地点公里数作为实际用车里程数，超出上限的燃油费不予报销。4）过路过桥费、停车费据实报销。5）私车公用车同车人员不享受交通补助，行政人事部根据出差天数核发“餐费补助”，“餐费补助”办法执行公司统一规定标准和管理办法。6）报销人员应提供正规有效的汽油费、停车费、过路过桥费等发票，到财务部办理报销手续。5.6私车公用的管理1）私车公用需是员工自觉自愿的行为；6/72）私车公用驾驶人要有熟练的驾车技术，要求驾龄在两年以上；3）申请私车公用的经办部门及经办人，要据实填写申请单及结算单，不准弄虚作假欺瞒公司，否则不予报销相关费用，并给予警告批评；4）私车公用的驾驶人需确保驾驶证、行驶证、车辆保险（含第三方责任险和驾驶险）等证件的齐全，并保证所有证件在有效期内，否则由此产生的一切后果均由本人自行承担；5）私车公用的车辆必须办理车辆保险，如交强险、商业险等，保险费由车主交纳；6）私车公用车辆的购置税、年检费、维修费、折旧费等均由车主交纳；7）私车公用驾驶人必须自觉遵守国家、省、市颁发的交通法律法规，服从交通管理部门的指挥和检查，文明行车，严禁酒后驾车，确保行车安全。对于违反交通法律法规而产生的相关处罚和造成的一切损失均由驾驶员本人承担；5.7报销流程经办人填写《私车公用费用结算单》或《市内交通费用明细单》→部门经理审核签字→行政人事部审核签字→财务部门审核签字→总经理审批→出纳付款六．市内交通费报销流程及规定6.1员工外出市内办事，提倡乘坐公共汽车。各部门应做好自觉用车和节约费用的工作，对于各部门经常办理业务的地点，应提前熟悉公交路线，行政人事部应备用适量的公交卡。6.2因特殊情况不能乘坐公交车的，可乘坐出租车，报销时注明原因。6.4在没有公交车情况下，办理以下公务可以申请乘坐出租车：（1）提取、携带大量现金外出办事；（2）携带、领取大件物品；（3）晚间加班或送车返家，无公交车可乘；（4）公司领导交办的紧急公务；（5）技术人员维保。6.5技术部每月维保交通费用定1600元(包括2辆电动车费用)，超出部分，技术部自行承担，节约部分40%返还给技术部。半年结算。6.6出差期间发生的公务交通费用应随差旅费一同报销。6.7报销人和部门负责人对公务交通费的真实性负责，一旦发现弄虚作假，按照虚假7/7金额的双倍对申请人和部门负责人进行处罚。6.7公司统一组织活动时，员工由家至活动地点往返交通费应有活动组织部门集中报销，并纳入当次活动费用进行统计。报销时，须标注明员工姓名、车费并由员工签字确认。6.8报销流程经办人填写《市内交通费用明细单》→部门经理审核签字→行政人事部审核签字→财务部门审核签字→总经理审批→出纳付款七．网银转账支出报销流程及规定7.1银行转账支出主要包括硬件购置、合同付款以及合同保证金及其他专门项目等方面通过银行转账的支出。7.2网银转账支出规定（一）网银转账支出事先必须按规定审批。（二）网银转账支出应与合作方签订正式合同，约定相关付款事宜。（三）网银转账支出用于软件、固定资产等商品类支出的，必须于采购前填写《采购申请单》，经总经理审核签字，由相关人员进行产品验收，验收无误后方能填报付款申请。7.3网银转账支出报销流程经办人填写→部门经理审核签字→财务部门会计审核→总经理审批→出纳付款八．附则8.1本制度不适用于工资、社会保险缴费等人工费用的支出。8.2本制度由行政人事部负责解释。8.3本制度从2017年6月1日起施行。