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大新华会展PCO项目组1.酒店安排2.会议中心安排3.用餐安排4.接送机安排5.外出活动用车6.现场会议服务1.招商方案制作2.招展方案制作3.展位图制作4.招展与招商5.主办方展台制作6.各类搭建与制作1.AV设备2.工作人员培训3.供应商协调4.现场总体控制5.注册、报道与媒体管理等1.各类活动创意及执行2.主视觉设计3.宣传品设计制作4.开闭幕式搭建5.场地与考察秘书处及会议服务朱***招展、招商张***目的地接待安排孔***活动现场控制卢***开闭幕式、晚宴活动策划实施范***1.征文通知编写2.会议通知编写3.注册信息收集4.专家、讲着报名5.网站及注册系统维护6.各类文案编写项目经理卢***项目总监刘***★大新华会展将为本次大会组建专门的项目组。项目组成员平均年龄28岁，拥有5年以上工作经验，本项目组将从双方签订合同之日起，全方位为主办方会议提供专业的PCO服务。时间倒推表内容Content12月20-30日1月2-10日1月10-30日2月7-20日2月20-3月10日3月10-30日4月1-5日4月5-15日4月16-20日4月20-5月20日确定活动预算场地考察确定活动会场及住宿酒店会务工作组正式成立活动初步方案确定PCO合同签署设计LOGO及网站与注册系统开始制作LOGO设计完毕主视觉设计完毕网站上线注册系统测试活动正式方案确定网站内容填充完毕对外公布接受注册第二轮通知发出开幕式、晚宴等配套活动方案制作活动主视觉细化全面招募参会人员EarlyBird注册优惠截止协会及合作单位上报参会名单论文集收集整理第三轮会议通知发出现场执行方案确定会刊设计与制作会议纪念品或礼品确定开幕式与晚宴活动方案确定最终日程、演讲嘉宾确定工作人员培训印刷品、物料制作、设备准备供应商沟通现场执行组委会会议后期评估与总结财务分析会议成本预计金额是否必选简约版预算邀请嘉宾及会务组承担酒店费用30,000否20,000场地租金费用150,000是130,000餐饮费用，含茶歇550,000否400,000主形象搭建及会场搭建100,000是60,000会议印刷品制作、会议资料包等110,000是80,000开幕式与GalaDinner晚宴活动策划实施及表演250,000否150,000会议AV设备等80,000是60,000媒体宣传费用50,000否30,000会议交通费用100,000否80,000礼仪、拍摄、宣传片等杂项50,000否40,000网站及注册系统制作130,000否100000PCO管理服务费（不含税金）250,000是250,000人员、前期考察、服装、前期联络等等杂费及不可预计费用50,000是50,000合计1,900,0001,450,000根据初步估算，按照较为节约的策略来计算，600人会议大致花费为大约150万余左右。但主办方可根据实际预算情况，减少服务项目，或者降低标准来实现更低的预算来办会的目的。以上预算仅供参考，不作为邀约或正式报价。ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告确认场地是否满足活动人数要求实地测量场地尺寸，根据场地情况构建会场搭建方案拍摄实景照片，索要酒店平面位置图，以了解防火通道及各出入口位置，确保场地合理安排及人员安全确认会场电力负荷符合活动要求，必要时提前准备动力电了解酒店距离机场、市区、其它活动场地相对位置，车程及路况等信息确认会议场所与住宿酒店项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告酒店协调（房间、用餐、会场设施、娱乐项目）会场协调（配套设施、服务人员）交通协调车辆协调场地搭建方协调AV设备供应商协调采购供应商协调项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告用车公司培训迎宾,会场礼仪小姐培训酒店服务人员培训摄影、摄像师人员培训主持人,演出人员培训工作人员培训项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告大会资料礼品、资料袋请柬欢迎信会议须知活动日程酒店介绍现场执行手册反馈表物品清单通联表项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告会议通知论文集住房券会议胸卡会议手册手提资料袋晚宴桌牌接机车辆标识酒店入口道路酒店门口酒店签到处会场门口会场大堂项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告注册信息收集论文收集与整理演讲嘉宾联络讲者PPT收集与整理参展商、赞助商信息收集参会人员信息库住宿信息收集接送机信息收集项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告机场火车站分别安排工作人员在机场接机口举牌迎接，确认为参会者后，由工作人员负责帮助部分客户提行李或预备行李车并带领客户去停车场登车通知签到工作人员发车时间，来宾人数及所属地区接机人员要求:文明、礼貌外貌与着装整洁，佩戴工作人员标志,女士着淡妆说话清晰，语速适中热情项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告由接机人员告知现场注册工作人员发车时间，来宾人数及地区在前往酒店的途中，签到处人员做好签到准备工作人员向参会嘉宾发放会议须知,提示入住流程及注意事项酒店大堂将会矗立签到背板提前酒店房态,确保提前获得房卡现场注册处扫描二维码后可以查询注册信息及房间信息来宾完成签到后按日程进行活动温馨服务办理注册后给参会人员提供住房券，去往酒店后直接办理入住在每个房间放置一张问候卡，让与会者有宾至如归的感觉会议当天发送手机短信及时提醒日程安排项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告餐券放在胸卡中，注册时发放，并同意发放主办发资料包及礼品用扫条码或者二维码方式领取，避免误领误发的情况发生胸卡中将会放置各人员就餐地点的具体安排,便于来宾查询项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告提前一至半天搭建布置完会场灯光音响投影设备调试完成协调讲者或主持人经行彩排安排酒店工作人员摆放座椅，纸笔和饮用水调试好会场温度摆放好指示系统各岗位工作人员就位工作人员会议期间禁止聊天，瞌睡，饮食主动询问需要帮助的与会者设置多明显的会议指示系统会刊与手册中亦有明显的会场指示体系项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告场灯控制物资协调贵宾协调演出协调彩排与预演用餐协调安全监督突发状况人流控制项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告回程航班确认/送机根据前期参会回执确认的回程航班打印送至房间,嘉宾可通过拨打会务组电话更新航班信息醒目的送机标志在酒店内摆放大会期间在合适地点、合适时间不断以标志提醒大家不断根据更新的返程航班信息提前安排相应用车由工作人员在指定地点负责登车工作项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告机场VIP通道服务VIP接送机服务专人负责迎接VIP到达酒店VIPROOM进行休息并帮VIP佩带VIP标志大会开场前，将VIP引领至后台指定位置候场VIP在舞台上进行出场SHOW或演讲环节相关人员在场内等候引领VIP回到自己的座位引领VIP走出会场引领VIP到餐厅就餐项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告专门安排咨询问台指引嘉宾快速进入会议室现场设置醒目指引标志接待指引人员在关键的入口处负责指引安排专人在不同,电梯口,入口处,会议室门口做指引说明,及有现场保安进行现场配合项目管理ProgramManagement前期筹备现场实施后期总结现场实地考察与第三方协调第三方培训会议资料相关物品的制作注册与论文收集接机安排现场接待会议安排晚宴安排送机安排VIP管理安全管理反馈表整理活动结算报告反馈表整理－－将会议反馈表整理汇总项目管理严格按照胸卡牌为准，保证会场安全(活动预警提示\物品保管提示\人身安全提示)恶劣天气——如活动期间遇到恶劣的自然天气，将由我们统一通知客户采用备选方案,并启动针对天气的一系列措施.人员意外——如在活动中，被邀请的嘉宾遭遇事故而受伤，我们将动用备用车辆，将受伤者送至场地最近的医院进行救治.人员保险——为每位嘉宾都购买短期的（活动期间）意外保险应急预案ProgramManagement应急预案