办公应用文写作

办公应用文写作——公司内部培训授课资料前言工作中经常需要通过书面文字材料向上级请示、报告有关事项，或与相关部门沟通工作、反映情况。这些文字材料统称为公文，有特定的格式，应用于政府机关、事业单位和企业。我国最新的公文格式是按照《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知》（中办发〔2012〕14号）执行。结合我们的实际情况，这里主要介绍在日常办公中需要用到的公文种类，格式上虽然没有正式公文规范，但也要基本符合公文要求，因此称为“办公应用文写作”。文体种类及编排格式一、工作中经常涉及到的实用文体：（一）请示（二）报告（三）函（四）邀请函（五）会议纪要（六）合同（七）总结二、需要注意的编排格式请示概念：下级请求上级对某项工作、问题作出指示、答复的请求性文体，属上行文。特点：事前请示；一事一请示；逐级请示，不越级；主送一个单位，不多头主送；请示的事项如有几种方案，必须有明确的倾向性意见；上报要及时；如有附件，需在正文中简要归纳、叙述。格式：标题，“（主送单位）+事由+文种”；正文，“收文单位或分管领导、理由、内容、要求”，理由要充分，措施要可行；发文单位，即“发出请示的部门”，部门负责人需签名；日期，即上报请示的时间。范例关于参加工业设计培训的请示公司领导：我部门的主要职责是负责公司XXXX、XXXX产品的设计。随着客户对产品外观要求的提高，产品的功能、结构、形态等也需要不断创新。为持续提升我公司产品的设计水平，我们建议安排×××、×××、××等3名设计人员参加工业设计培训，学习最领先的工业设计知识。经了解，目前深圳满足我们需求的培训机构有两家：一家是深圳市×××公司，培训时间为24个课时，培训费约4800元/人；另一家是深圳市××××公司，培训费时间为20个课时，培训费约4600元/人。妥否，请批示。附件：1.×××公司培训介绍2.××××公司培训介绍×××部2015年×月×日（此请示中提出了两家培训机构，申请部门应明确选择一家，以便上级批示。）报告概念：下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见建议的文体，属上行文。特点：汇报工作、情况；叙述的方法，陈述的语言；单向行文，不需上级批复；双向沟通，取得上级的支持、指导，了解下级的情况；事中、事后成文；附件内容要在正文中简要叙述。格式：标题，“事由+文种”；正文，“收文单位或分管领导、开头、主体（说明）、结尾（意见建议）”；落款，发文部门和日期。范例关于××××××的报告公司领导：根据××××项目计划，我们抓好了××××××××，目前已完成了第一阶段的工作任务，现将有关情况报告如下：一、××××××××。二、××××××××。下一步，我们将××××××××，确保在规定的时间里，保质保量完成项目各项工作。专此报告。××××部2015年×月×日函概念：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或向有关主管部门请求批准事项的文体。包括发函和复函两种，属平行文。特点：单一性，一份函只写一件事；单位之间不相隶属；行文、格式灵活；语言要平和、礼貌、诚恳，切忌使用生硬、命令性的语言。格式：标题，“（发文单位）+事由+文种”；正文，“主送单位、发函缘由、主体（致函事项）”；结尾，礼貌性地提出请求；结语，事项不同，用语不一样，“特此函告”、“请即函复”、“特此函复”；落款，发文单位和日期。范例关于尽快交付冲床设备的函深圳××××公司：贵公司今年1月与我公司签订了研制两台冲床设备的合同，约定于3月30日交付我公司。据悉贵公司至今乃未研制完成。为此，我公司曾多次电话催贵公司尽快交付，但贵公司一直没有明确回复。由于冲床设备不能按时到位，导致我公司的生产业务受到影响，产生了经济损失。为此，请贵公司尽快交付两台冲床设备，以免造成更大的经济损失。特此函告。深圳市×××××公司2015年×月×日邀请函概念：邀请有关人士、专家、相关单位参加某项活动所发出的请约性书信。也称邀请书。特点：正式的书面函件；与被邀方关系友好；语言得体、诚挚。格式：标题，“（活动名称）+文种”；正文，“统称或敬语、举办活动的缘由、目的、事项、时间、地点、日程安排、联系人、电话”；结尾，写诚挚的邀请语或“敬请光临”、“欢迎光临”等惯用语。落款，主办单位和日期。回执，最好是书面表格形式，便于主办方统计、安排。范例关于出席××××技术研讨会的邀请函×××教授：我公司组织技术人员自2014年×月至2015年×月进行了××××技术的攻关，经过一年的努力，开发研制完成了××××技术，并在试运行中取得了显著效果。为了对该项技术进行全面检验，进一步提升该项技术水平，我们将于2015年×月×日至×日举办××××技术研讨会。会议安排如下：一、会议报到时间：2015年×月×日；二、会议地点：深圳市福田区×××路××大厦；三：会议议程：×××××××××，×××××××××；四、联系人及电话：×××，×××××××××。特邀请您届时出席。深圳××××××公司2015年×月×日会议纪要概念：记载、传达会议情况和议定事项的文体。会议纪要不同于会议记录。前者是经过整理的会议上达成一致的认识，是会议内容的要点；后者是会议发言的原始记录。特点：内容概括、条理清晰；内容纪实、不能增减、添加、更改；语言简练。格式：多种格式。标题，“（会议名称）+会议纪要”；文号和制文时间，[2015]2号或第×期；正文，“开头、逐个事项的缘由和共同决定（一致意见）”；结尾，主持、出席、列席、请假、记录。范例总经理办公会议纪要[2014]×号2014年×月×日，×××在公司906会议室主持召开总经理办公会议，研究2015年度工作计划和授权××公司独家代理销售×××产品事项。会议纪要如下：一、会议认为，2015年要立足市场，细分市场情况，狠抓产品质量，重点做好以下主要工作，×××××，×××××，完成销售×××××万元的目标。会议一致同意通过2015年度工作计划。二、会议认为，××公司是我公司多年的合作伙伴，具有良好的市场开发能力，×××相关产品占有一定的市场份额。会议一致同意授权××公司独家代理销售×××产品。主持：×××。出席：×××、×××、×××、×××。列席：×××、×××、×××、×××。记录：×××。范例会议纪要时间：2015年×月×日地点：公司三楼会议室主持：×××出席：×××××××××××××××记录：×××主要内容：一、会议研究了公司组织架构和流程的优化调整，同意撤销×××部，将×××部与×××部合并，成立×××部；调整审批权限，×万元以下的合同由副总经理审批，以进一步提高工作效率。二、会议研究了×××部提出的参加广州电子产品展事项，同意由×××副总经理负责参展事宜，费用控制在××××元以下。合同概念：当事人双方之间设立、变更、终止民事权利、义务关系的协议。合同种类繁多。特点：订立合同的双方平等；以设立、变更、终止民事权利、义务关系为目的；受法律保护，有很强的法律约束力。合同的语言要严谨。格式：标题，“双方适用对象+文种”；正文，“当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法”；结尾，“双方签名、日期”；附件，对正式合同的补充说明，有同等法律效力。范例采购合同甲方：乙方：经甲、乙双方友好协商，本着平等互利的原则，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定，现就甲方向乙方订购事宜，达成一致意见，为明确双方权利和义务，特订立本合同：一、订购产品名称及数量：×××××××，×××××。二、产品规格及价格：××××××，××××××。三、产品包装要求及规格：×××××××××，×××××××××××。四、质量标准：乙方供应的货物须符合国家质量标准、地方质量标准和甲方的生产要求。五、付款方式：乙方将货物送到甲方处并经甲方检验合格且卸货后日内付款。六、交货时间和地点：2015年月日前乙方将货物送至。运费由乙方负担。运输过程中货物毁损、灭失等各种风险均由乙方承担责任。七、双方权利和义务：1、乙方必须××××××××××××。2、如乙方提供的货物不符合要求，××××××××××××××××。3、甲方应在乙方所送的货物到达后及时进行质量检测，××××××××。4、如乙方未按照本合同第六条规定的时间送货、送货迟延或货物的数量与合同约定不符，应赔偿甲方违约金元。八、特别声明条款：。九、本合同一式两份，甲乙双方各持一份，具有同等法律效力，双方签字盖章后立即生效。双方发生争议时，协商解决，协商不成任何一方均可向甲方所在地人民法院提起诉讼。十、合同签订地：甲方（盖章）：乙方（盖章）：代表人签字：代表人签字：电话：电话：传真：传真：开户行：开户行：账号：账号：日期：2015年月日日期：2015年月日工作总结概念：对过去一定时期的工作进行回顾并做出评价的书面材料。特点：来自于实践，实事求是，用数据或实例说明成绩或不足；对工作要有体会，要进行评价；内容要概括，主次要分明，陈述时详略要得当，重点要突出；切勿将工作罗列成篇。一般是下级单位写给上级单位。格式：标题，“单位名称+时间+文种”；正文，“开头（概述基本情况）、主体（成绩、做法、经验、存在的问题、今后打算，层次要分明、条理要清晰）”；结尾，表明决心、明确方向。范例××公司2013年工作总结2013年，在全体员工的共同努力下，公司顺利完成了各项工作任务，取得了较好的工作业绩。现将一年来的工作总结如下。一、回顾一年的主要业绩（一）加强经营管理，圆满的完成了承接工程项目合同产值任务。签订项目合同共××项，合同造价××××万元，超额完成年度工作计划目标。（二）加强安全质量管理，确保安全质量双达标。争创了三个百分百，实现了年度安全质量管理目标。二、工作特点和措施（一）为完成2013年工作任务和责任目标，全面加强企业管理。1、增强发展意识，××××××××。2、增强管理意识，××××××××。3、增强技能意识，××××××××。4、增强责任意识，××××××××。（二）加强组织领导，提高整体管理效能。主要体现在“三个到位”：1、××××××××，2×××××××、3、××××××××。（三）坚持以人为本，创造和谐的工作氛围。××××××××××××××××。三、存在的问题（一）队伍的整体素质和管理水平有待提高，工作作风纪律不严，有待进一步提高。××××××××,××××××××。（二）生产管理水平有待进一步规范。一是制度不健全；二是管理执行和手段不够；三是技术档案资料监管力度不够。××××，××××。四、2014年的工作思路1、抓生产，保增长：力争实现2014年比2013年增长30%。2、抓质量，保生存：在质量中要注重保合格保精品，以质量谋求企业的长期生存。3、抓管理，求实效：求真务实，创新管理理念，进一步理顺工作关系，探索新的管理路子，解决新问题，真抓实干，扎实工作。2014年，我们要以新的工作姿态、新的工作要求、新的挑战，全身投入，努力工作，为把公司做大做强，而努力奋斗。需要注意的编排格式一、用纸：A4型纸，210mm×297mm,双面打印。二、页边距：选定A4型纸后可不作调整；正式公文为上37mm，下25mm，左28mm，右28mm。三、字体：标题2号方正小标宋简体；正文3号仿宋体字。标题分行要做到词意完整，排列对称。四、行数：一般每页排22行，每行排28字，撑满版心。五、行距：正文段落设置中，段前段后为“0行”，行距为固定值“28磅”，字符间距缩放为100%，间距、位置均为“标准”。每个自然段起头左空二字。六、附件：在正文下空一行左空二字编排“附件：附件名称”。七、页码：一页以上的材料应标注页码，位于版心外，用4号半角宋体阿拉伯数字。八、发文单位、成文日期和印章：成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年月日标全，不编虚位。发文单位在成文日期之上，以成文日期为准居中编排。印章端正、居中下压发文单位和成文日期，印章中心位置稍偏上。