电子文件的管理

电子文件的管理主要内容1、背景2、电子文件的形成现状3、电子文件的技术特点及其影响4、电子文件管理的总体框架5、电子文件的归档（结合GB／T18894—2002）电子文件管理信息化——重要的国家发展战略大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。电子政务是信息化建设的龙头。企业信息化是国民经济和社会发展的基础和关键。什么是信息化？社会实践活动平台的电子化信息形态的数字化信息资源开发利用的深化文件、档案是机构的核心信息资源我国企业的档案部门——信息资源管理的核心部门文件、档案管理是企业信息化的重要内容，是提高企业生产、管理效率必不可少的组成部分主要内容1、背景2、电子文件的形成现状3、电子文件的技术特点及其影响4、电子文件管理的总体框架5、电子文件的归档（结合GB／T18894—2002）三个角度数量种类作用/地位2-1形成比例北京市直现行文件基于计算机生成的比例76%6.70%6.70%10.60%0%10%20%30%40%50%60%70%80%80%以上50-80%20-50%20%以下2001年国家经贸委经济信息中心对638户国家重点企业和地方骨干企业的信息化状况调查67.4%的企业已全部或部分实现OA、MIS等60%的企业全部实现或部分实现CAD/CAM、CAPP、PDM等36%的企业全部或部分实现了ERP、CIMS等对信息技术投入最大的100家企业97%81.2%65%2-2种类新类型的电子文件越来越多，如超文本文件、多媒体文件等。原有种类的电子文件也在一定程度上表现出与相应纸质文件的不同，如大型数据库。2-3地位/作用电子文件尚不完全具备与纸质文件同等的地位（社会功能）业务活动的无纸化在推进文件技术特点记录方式载体性质社会功能行政有效性法律证据性情报参考性应支持通过一定的规范体系承认电子文件管理阶段以纸质文件为中心的准电子文件阶段电子文件阶段主要内容1、背景2、电子文件的形成现状3、电子文件的技术特点及其影响4、电子文件管理的总体框架5、电子文件的归档（结合GB／T18894—2002）3-1电子文件的技术特点（1）非人工识读性电子文件以编码形式存在，脱离相应的软硬件环境就无法识读为了能够使用电子文件，首先要保证其可读性文件文件文件形成者管理者利用者文件系统形成者管理者利用者文件文件（2）系统依赖性不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。要保证电子文件可读性的一个必要条件就是，为电子文件配备合适的系统环境。电子文件的种类与格式文本文件数据文件程序文件图像文件视频文件音频文件（3）信息与特定载体的可分离性电子文件信息可以毫无损害地从一种载体转移到另一种载体上。原件概念的质疑。真实性问题的提出。仅依靠载体管理的方法不能达成预期目标（4）易变性信息容易变动可不留痕迹人为有意系统无意•电子文件产生后不可能不改•要防止电子文件信息受到误改或篡改——解决真实性问题的关键（5）信息存储的分散性一份电子文件，内容、结构和背景信息分散保存一份电子文件，其信息可能来自其他多个文件完整性问题的提出电子文件的构成要素content表达作者意图的信息context作者structure签发人成文日期收文者－－－代码格式载体附件－－－内容背景结构123文件内容信息的组织方式能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息案例1989-1993年美国电子邮件官司打印文本并不能包含与具体文件相关的全部信息，如发送者和接收者的识别信息，确认信息收发的信息，收到的日期和时间等。即电子文件包含了许多打印件所没有的背景信息。（6）信息的共享性跨越时间和空间地存取同一文件安全性问题的提出电子文件技术特点的影响正面影响负面影响信息生成、处理、传递、保存、利用方便快捷信息的真实、完整、可读、安全遇到挑战3-2电子文件管理的质量目标可读性真实性完整性安全性可读性保障措施标准格式（多种格式）归档支持软件以及相关硬件迁移“万能”阅读器真实性保障措施技术措施：如身份认证、电子签名等管理措施：完整地记录文件形成背景和管理过程完整性保障措施明确电子文件构成要素制定归档范围安全性保障措施权限控制全程监控+事后审计防病毒防火墙备份载体转换（双套制）机遇还是挑战？主要内容1、背景2、电子文件的形成现状3、电子文件的技术特点及其影响4、电子文件管理的总体框架5、电子文件的归档（结合GB／T18894—2002）业务方法、软件工具制度、标准、政策人才观念/素质理论实践4-1文件连续体理论价值表现轴业务活动轴文件保管轴形成者轴集体记忆机构记忆凭证轨迹制度机构部门行为者文件机关档案档案馆中的档案档案组合行动活动职能目的第二维：捕获第三维：组织第四维：利用第一维：生成“从文件形成（包括文件形成前文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理过程中连贯一致的管理模式”，这种管理模式的主要特点是：机构内部的文件管理不仅是由在文件形成之后动地加以维护，也包括对于文件的主动获取；文件管理是机构日常事务及其管理职能与职能活动过程的一部分，而不是其终结；无论文件保存时间是千年还是一刹，管理原则都是统一的；文件管理要专门化、制度化，特别应注意集成文件管理、业务活动和社会目的之间的需求；档案科学是文件管理知识的根基。4-2电子文件管理原则全程管理前端控制集成管理动态管理注重效益全程管理原则全面的管理系统的管理过程管理尽可能地把文件生命周期各个阶段的管理要求在形成阶段实现设计在系统中接收归档鉴定保管提供利用生成前端中端后端前端控制原则前端、中端和后端集成管理原则电子文件的集成管理是将与电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互连与组合。集成管理的内容文件流与业务流的集成文件流与其他信息流的集成文件流内部管理活动的集成主要内容1、背景2、电子文件的形成现状3、电子文件的技术特点及其影响4、电子文件管理的总体框架5、电子文件的归档（结合GB／T18894—2002）相关规范2002年，国标《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）2003年7月28日，国家档案局正式颁布了《电子公文归档管理暂行办法》电子文件管理的质量目标完整性真实性可读性安全性5-1归档范围基于电子文件的特性基于电子文件的管理特点基于“双套制”归档要求基于机构信息化不彻底的特点确定电子文件归档范围的思路电子文件归档范围归档新类型文件和支持软件归档电子文件的管理信息（元数据）永久保存价值的电子文件双套归档归档电子文件以及相关其他载体形式文件5-2电子文件的归档方式按照档案部门是否拥有电子文件实体逻辑归档在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。物理归档是把电子文件以网络传输或介质传递的方式向档案部门移交的过程。按照归档手段在线归档（On—lineFiling）将归档电子文件通过网络直接传输到规定位置的过程。离线归档（Off—lineFiling）指将电子文件存储在一定的介质上移交的过程，也称卸载式归档、介质（载体）归档、脱机归档等。逻辑归档物理归档在线归档离线归档5-3电子文件归档时间实时归档和定期归档实时归档指电子文件生成或处理完毕时归档定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。5-4归档要求归档文件质量要求齐全完整真实有效格式规范一式三套经过鉴定经过整理管理活动管理对象运转（现行文件）长期保存（归档文件）电子文件（档案）纸质文件（档案）▲▲5-5补充：电子文件管理和纸质文件管理的双套制与双轨制▲23▲▲▲1▲▲▲▲▲▲▲▲4双轨制双套制（1）电子文件与纸质文件在运行期的相互转化（双轨制）（2）纸质文件与电子文件在保存期的相互转化（双套制）利弊分析利：安全符合现实要求弊：增加工作量不能完全消除风险产生内容不一致的问题