提高档案实际利用效益是做好档案工作的关键和目标

提高档案实际利用效益是做好档案工作的关键和目标摘要随着我国经济的迅猛发展，档案已经成为社会、企业发展不可缺少的一部分，人们对档案工作特别是档案利用关注程度不断加大。随着档案信息化、数字化建设，借助新的技术设备，档案有了更快捷的利用途径和更加广阔的利用空间，这为档案工作发展带来了更多机遇，但是实际利用效益低下，也是档案事业发展不容忽视的阻力。之所以出现这种状况，必定是存在着其主要原因，同时也存在着切实可行的改进措施。当今时代，挑战与机遇并存，如何顺应时代潮流，提高档案实际利用效益，更好地服务与社会和企业发展，是做好档案工作的关键和目标。关键词档案工作利用效益一、档案利用是档案工作的中心任务和目标档案利用在档案工作中是处在一个中心任务和最终目标的地位，提供利用是档案为社会、企业服务的手段，是档案实现价值的必要条件；同时也是衡量档案工作水平的重要标志，是推动档案事业发展的关键。通过实际利用效益的检验，发现问题和不足，有针对性地进行改进和完善，不断提高利用率，更有效地服务于社会和企业，促进档案事业更好更快的发展。二、影响档案利用效益的几个主要原因1.档案利用注重数据统计，轻视实际效益。档案部门普遍存在这样一个问题，在统计档案利用情况时，只统计利用的卷次和利用人次等，而不了解通过档案的开发利用，获得的社会效益和经济效益。也就是说，统计只是从表面上统计数据，只能反映表面现象，而不能揭示档案利用的实际效益。2.库藏单一，多元化利用难实现。随着社会和企业和发展和公众文化水平的提高，用户对档案的需求也多元化，档案收集不齐全、不完整、不准确，档案资源不充足，载体形式单一。档案收集工作滞后，库藏档案数量及内容的有限和单一，造成了无法满足多元化需求的现象。3.档案利用注重第一阶段，忽视更深层次。档案开发利用分为两个阶段：第一阶段，为初级阶段，即档案部门查（借）阅档案为利用者提供档案；第二阶段，称为高级阶段，即档案为利用者在工作、学习、生活中所利用，不同程度地产生的社会效益和经济效益。档案利用现普遍存在着只注重初级阶段的利用，不求深层了解，失去了档案利用信息反馈的机会，同时也失去了发挥好档案利用开发高级阶段的基础。4.档案信息编研工作薄弱，影响了档案利用效果。对档案信息编研工作的重要性认识不足，不重视，利用者不了解馆藏信息情况，不清楚馆藏中有些什么样的资料可供利用，使很多有价值的档案没有发挥应有的作用，因而影响了档案利用效果。二、提高实际利用效益的措施提高实际利用效益，不仅需要对档案查阅利用情况进行了解、统计，更需要了解和掌握查阅利用目的和产生的社会效益与经济效益，要想取得相应的成果，不但需要调查收集利用者的反馈信息，更需要进行跟踪调查，采取相应措施，才能达到提高实际利用效益的结果。1.丰富馆藏，了解档案保存价值，充分发挥利用价值。档案馆藏是提高利用效率的基础，在库藏档案数量增长的同时，构建一个合理的馆藏是很有必要的，首先是注重档案的收集，以求馆藏的齐全，但是馆藏并不是多多益善，而是要质量优良，保存的档案是否有价值，最重要的是看是否提供利用，档案利用可以减少劳动消耗，节省费用，有保存价值的档案，一般都具有利用价值，其价值的大小，必须通过利用才能实现。如果档案不再被利用，再有价值的档案也失去了保存意义。只有通过档案的利用和开发，充分发挥利用价值，才能有效提高实际利用效益。2.减少利用限制，安全、广泛地利用档案资源。档案利用中的保密与开发利用的矛盾长期存在，保密是维护国家、企业、个人的利益，开放是他们的权利，两者之间的理想状态是在合理的范围内最大限度地利用档案，但是，对于这一点的现状往往是“重藏轻用”，档案得不到及时而充分的利用，要想提高实际利用效益，就必须更新观念，在技术保护上多下工夫，从而减少档案利用限制，为用户提供广泛、安全、快捷的利用，实现资源共享。3.收集、分析反馈信息，加强利用效益编研工作。收集利用信息的反馈工作，是对用户利用档案后基本情况进行调查和研究，分析总结出用户利用规律和需求动态，其目的是为更好地跟踪服务，同时也可以对用户利用档案后产生的实际效益进行全面的了解，掌握第一手资料，编写有代表性的利用实例，体现档案的保存价值和利用价值，使公众充分了解了档案的重要作用，通过利用实例的编写和宣传，会大大提高公众的档案意识，支持档案工作，使其又好又快地健康发展。三、结束语当今社会飞速发展，档案利用越来越受到高度关注，如何安全、有效地利用好档案，使其产生最大最好的社会效益和经济效益，是档案工作的重中之重，了解、分析档案利用数据，采取有效的方法，提高档案实际利用效益，是档案工作最终的目标。参考资料[1]兰台世界.总第317期.[2]兰台世界.总第307期.